Hyperautomatisierung: So bringen Sie Ihre Geschäftsprozesse auf die Überholspur

Hyperautomatisierung schaltet einzelne, häufig bereits automatisierte Prozesse zusammen, sodass sich daraus wiederum ganz neue Prozessketten ergeben.

In wachstumsorientierten Unternehmen sollte auch im Jahr 2022 ein Goldgräber-Herz schlagen. Denn globale Krisen und Kriegsszenarien erfordern dringend neue Ansätze und Multiplikatoren, die das eigene Geschäft sukzessive und dabei so sicher wie möglich weiterentwickeln. Hierbei hilft Vertrauen in die Innovationskraft der IT. Und vielleicht auch der Blick in die Glaskugel der wichtigsten Technologietrends, wie ihn der US-amerikanischer Marktforschungsgigant Gartner jährlich gestattet. Gartners “Top Strategic Technology Trends 2022” bieten ein recht buntes Sammelsurium an wohlfeilen Termini – aus dem ein Begriff nicht nur sprachlich heraussticht: Hyperautomatisierung. Doch was ist das genau?

Gartner liefert die Definition gleich mit. So versteht man unter Hyperautomatisierung einen “geschäftsorientierten Ansatz mit dem Ziel, so viele IT- und Geschäftsprozesse wie möglich zu identifizieren, überprüfen und automatisieren.” Und das natürlich mit hohem Tempo.

Hyperautomatisierung bezieht sich also auf kein isoliertes Tool oder Software, sondern ist ein “umfassender Mix aus Praktiken wie Maschinellem Lernen (ML), Künstlicher Intelligenz (KI), Robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), Low-Code-Tools und virtueller Agenten”, wie es Martin Pscheidl, Digital Transformation Architect bei ServiceNow, definiert. Bildhaft auf die Musik übertragen, könnte man Hyperautomatisierung auch als digitales Orchester bezeichnen, bei dem die einzelnen Instrumentengruppen (die genannten technologischen Methoden) eng verzahnt zusammenspielen und damit einen optimalen Klang erzeugen. Der sich dann in den konkreten Benefits der Hyperautomatisierung wie schnelleres Wachstum und größerer Resilienz der Unternehmen widerspiegelt.

Ein eingespieltes Orchester benötigt dringend einen fähigen Dirigenten. Bei der Hyperautomatisierung bietet sich eine übergeordnete Plattformlösung als digitaler Taktgeber an.

“Ein zukunftsorientiertes Unternehmen strebt kontinuierlich danach, seine Geschäftsprozesse aufzuspüren, zu digitalisieren und zu automatisieren, um sie dann kontinuierlich zu optimieren. Und zwar End-to-End”, so Martin Pscheidl zu den wichtigsten Hausaufgaben im Rahmen einer angestrebten Hyperautomatisierung. Es gehe darum, zahlreiche einzelne und auch kleine Prozesse zusammenzuschalten. Mit der Folge, dass sich daraus wiederum ganz neue Prozessketten ergeben – die dann End-to-End automatisiert werden können. Im Idealfall geschieht das dann in einer unternehmensübergreifenden Workflow-Plattform.

“In der Now Platform sind die dafür nötigen Technologien wie ML, KI, RPA, Low-Code oder virtuelle Agenten bereits als Basisfunktionalitäten angelegt und integriert. Diese Praktiken werden dann mit Process Mining optimiert”, erläutert Pscheidl. Anhand von Prozessindikatoren lassen sich die Logfiles auslesen und die Unternehmen erfahren, an welchen Stellen es hakt, wo noch manueller Aufwand betrieben wird oder wo eventuell Fehler passieren. “Damit kann man auch in bereits automatisierte Prozesse eingreifen und optimieren. Selbst wenn es nur kleine Details sind – erzielen sie eine große Wirkung”, ergänzt Pscheidl.

Exemplarische Darstellung eines typischen Unternehmensworkflows, der in allen einzelnen Schritten durch moderne Automatisierungstechniken punktuell verbessert wird. Zusammengeschaltet und Ende zu Ende betrachtet, ergibt dies einen hyperautomatisierten Ablauf, der auch über den gesamten Prozessverlauf überwachbar und optimierbar wird.


Foto: ServiceNow

Der Vorteil einer unternehmensweiten Plattform zeigt sich vor allem in der Möglichkeit, dort sämtliche Daten und Prozesse zu integrieren. Medienbrüche werden obsolet – wenn Daten etwa noch händisch ins SAP überführt werden müssen. Über Integrationsmechanismen in der Now Platform können die Low-Code-Developer eines Unternehmens direkt in die Kernsysteme eingreifen, von Finanzen über HR bis zur Supply Chain, um die sich wiederum zusätzliche, ergänzende Prozesse ranken. Diese werden dann in die digitale Transformation aufgenommen und mithilfe von KI und Process Mining auf eine Optimierung hin überprüft.

Damit Process Mining erfolgreich angewandt werden kann, braucht es “reale digitale Daten”, wie Pscheidl betont. “Und natürlich die in den digitalen Workflows gelebten Prozesse. Nur so können wir aus dem Datenfluss heraus optimieren.” Wie sieht das konkret aus? “Process Mining kann z.B. erkennen, wenn 95 Prozent des Datenflusses perfekt laufen, die restlichen fünf Prozent aber mit Fehlern oder Unschärfen belastet sind. Genau hier lässt sich im Sinne der Optimierung ansetzen. Oder Process Mining sucht nach kleinen Verbesserungsoptionen bei den 95 Prozent der auf den ersten Blick sauber laufenden Prozesse. Manchmal können kleine Änderungen einen enormen Effekt für die Geschäftsprozesse in der Praxis haben”, erläutert Pscheidl.

ServiceNow selbst setzt Hyperautomatisierungs-Praktiken wie KI oder RPA aber nicht nur zur Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse ein, sondern begleitet bereits zahlreiche Kunden bei der Digitalen Transformation. Martin Pscheidl nennt dafür ein aktuelles Beispiel.

“Eine direkte Folge des Kriegs in der Ukraine ist die äußerst problematische Situation bei den globalen Lieferketten, wenn von heute auf morgen ein wichtiger Lieferant einfach wegfällt. Für das Onboarding eines neuen Lieferanten benötigen nicht digitalisierte Unternehmen durchschnittlich etwa 14 Tage – von der Bonitätsprüfung bis hin zur Datenerfassung in SAP. Aber zwei Wochen Onboarding kann sich heute de facto niemand leisten, wenn händeringend Produktionsbestandteile fehlen. Wenn dieser Prozess jetzt dank Hyperautomatisierung End-to-End durchautomatisiert ist, lässt sich die Onboarding-Zeit deutlich reduzieren.” Die Folge: Unternehmen werden resilienter und bleiben weiter im Geschäft. “Natürlich ohne ihre eigenen Standards über Bord werden zu müssen, Risiko- und Plausibilitätsprüfung inbegriffen”, fasst Pscheidl zusammen.

Damit Unternehmen die einzelnen Praktiken im Sinne der Hyperautomatisierung ganzheitlich und gewinnbringend zusammenbringen können, braucht es laut Digital Transformation Architect Martin Pscheidl vor allem drei Dinge:

1. Eine technologisch tragfähige Lösung
2. Einen echten Mindshift hin zu Agilität
3. Ein Denken über alle Business-Bereiche hinweg

Ad 1. Idealerweise kann eine technologische Lösung mehrere Praktiken vereinen. Hierfür bieten sich Plattformen wie etwa die Now Platform an, die nicht nur PM, RPA, Orchestrierung, Integration, KI und Prozessautomation kann, sondern gleichzeitig auch noch eine Workflow-Automatisierungsplattform ist. “Die KI ist auf der NowPlatform vor allem deshalb so wirksam, weil sie den gesamten Plattformkontext zur Verfügung hat”, erläutert Pscheidl.

Ad 2. Unternehmen und Organisationen müssen einen Mindshift in Richtung Agilität und kontinuierlicher Verbesserung zulassen. Um das Tempo zu erhöhen und Datensilos zu eliminieren.

Ad 3. Nicht nur die Prozesse verändern sich, auch die Art der Arbeit. Silos und Abteilungen werden bewusst aufgebrochen, “um die Menge aller Prozesse digitalisieren, automatisieren und dann permanent optimieren zu können”. Für Martin Pscheidl eine Grundvoraussetzung, um als Unternehmen langfristig am Markt etabliert zu bleiben. Auch hierfür bietet sich technologisch eine unternehmensweite Plattformlösung an.

Mit einer Workflow-Plattform wie der Now Platform können Organisationen ihren Mitarbeitenden einen modernen Zugang zu vielen Services verschaffen. Und zwar zu jeder Art von Services, in allen Businessbereichen – vom Finanzwesen und der Rechtsabteilung über Marketing, Fertigung, Fortbildung bis hin zu Workplace Services gibt es fertige End-to-End-Lösungen. Aus dem IT Service Management wird in der Now Platform somit ein unternehmensübergreifendes Enterprise Service Management (ESM), das die Wertschöpfung positiv beeinflusst. Wenn in einer Automatisierungsplattform sämtliche Praktiken der Hyperautomatisierung vertikalisiert und orchestriert werden, können Unternehmen ihr Optimierungspotenzial heben. Und damit ihr digitales Goldgräberherz beweisen.

Ab der neuesten Version, dem San Diego Release, ist die Now Platform übrigens mit einer eigenen Automation Engine und einem RPA-Hub ausgestattet. Eine Zusammenfassung der Neuheiten finden Sie hier.