Digital Workplace: So beseitigen Sie Kostenfallen im Dokumentenmanagement

Fragmentierte Datenbestände am Digital Workplace: Die wahren Kosten von Fileservern, Sharepoint und Onedrive erschrecken.


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Viele Unternehmen setzen mit einer Selbstverständlichkeit beim Management von Dokumenten auf eigene Fileserver, Intranet-Speicherportale, teambasierte Cloud-Storage-Systeme und persönlichen Online-Speicherplatz. Die Argumente: Die Fileserver sind ohnehin vorhanden, und Lösungen wie Sharepoint sind als Content-Plattform und Portale verbreitet – das spart zusätzliche Kosten. Doch als Fundament für digitale Zusammenarbeit und dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse entpuppt sich diese Content-Ablagestrategie häufig als Kostenfalle. Das liegt vor allem an den Lücken bei Informationssuche und externer Zusammenarbeit sowie den zusätzlichen Kosten für Speicher und Sicherheitsfunktionen.

In Unternehmen gibt es oft einen regelrechten Wildwuchs beim Dateimanagement. Das liegt meist an den eingesetzten Diensten und Softwaresystemen. Lösungen wie Sharepoint sind für das Arbeiten in Abteilungen konzipiert und basieren auf einem standortabhängigen Konzept. Typischerweise nutzen etwa Marketing, Vertrieb und Controlling jeweils eigene Dokumentenablagen – dadurch fragmentieren Unternehmensinhalte auf Abteilungsebene. Weitere Fragmentierung entsteht, wenn für die individuelle Ablage von Arbeitsdateien persönlicher Cloud-Speicher genutzt wird. Lokale Fileserver speichern Dokumente nur unkontrolliert ab und sind in der Regel nicht an die Cloud angebunden. Beim Dokumenten- und Enterprise-Content-Management (ECM) weisen alle drei Lösungen erhebliche Schwächen auf. Es ist für die Mitarbeitenden mitunter schwierig, Inhalte wiederzufinden, zu teilen und Bearbeitungsverläufe nachzuvollziehen. Ineinandergreifende Abläufe fehlen, und es entstehen Medienbrüche.

Eine externe Zusammenarbeit ist bei Microsoft zwar möglich, aber die Systeme wurden nicht dafür konzipiert. Für die Arbeit an organisationsübergreifenden Projekten und das wichtige digitale Co-Working mit externen Partnern sind umfangreiche Anpassungen nötig. Ihre Implementation und Bereitstellung ist kompliziert: Die Integration mit anderen Anwendungen, die Verwaltung und Speichererweiterung verursachen hohe Kosten, die auf den ersten Blick oft ignoriert werden. Hinzu kommt ein erheblicher personeller und finanzieller Aufwand für die Einbindung externer Partner sowie für die Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.

Digital Workplace: IT-Verantwortliche sollten Lücken im Bereich Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement zeitnah schließen.


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Wollen Unternehmen ihre Geschäftsbereiche im Wettbewerb so effizient wie möglich gestalten, kommen sie mit der bisherigen Ablagestrategie bei der Zusammenarbeit nicht entscheidend voran. Die Tools am Digital Workplace sollen ein effizientes und kostenschonendes Arbeiten ermöglichen. Doch statt Budgets zu entlasten, verursachen Fileserver und Sharepoint Mehrarbeit und treiben die Kosten nach oben. Ein “Weiter so” darf es in Zeiten wachsender Informations- und Datenfluten nicht geben.

Mit der Cloud-Content-Plattform von Box stellen Sie Ihr Content- und Dokumentenmanagement neu auf. Die Content Cloud entkoppelt Inhalte von konventionellen Speichermedien und Dateisystemen. Dazu führt sie die Inhalte aus Fileservern, Sharepoint, Onedrive und anderen Speicherorten an einem Ort zusammen. Durch ihren unbegrenzten Speicher und ihre Administrations-, Security- und Compliance-Features bietet die Box Content Cloud eine moderne Basis für die nahtlose interne und externe Zusammenarbeit und sicheres Filesharing. Die Bündelung des Contents beschleunigt Prozesse, senkt die Kosten und spart Administrationsaufwand.

Die Content Cloud von Box bündelt Inhalte und Dokumente an zentraler Stelle, schützt den Content und fördert die nahtlose Zusammenarbeit auf jedem Gerät.


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Wie groß die ökonomischen Vorteile sein können, zeigt das Beispiel AstraZeneca: Dem Pharmakonzern gelang es mit der Box Cloud, die Dokumente aus 20.000 Sharepoint-Sites und Onedrive-Speichern zentral zu bündeln. Statt Assets in Sharepoint, Onedrive oder auf Dateiservern zu suchen, steht der gesamte Content einheitlich zur Verfügung.

Mitarbeitende können mit Box jederzeit und unabhängig von ihrem Standort auf Assets zugreifen, Kommentare anfügen und Dokumente in ihren bevorzugten Office-Suiten von Microsoft, Google und Apple bearbeiten. Weil die Box Cloud eine Plattform und kein Speichermedium ist, entfällt die fehlerträchtige Synchronisierung von Inhalten.

Usability-Vorteil: Box lässt sich leicht in Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, ServiceNow, Slack, Zoom und andere Anwendungen integrieren. Egal, welche Tools Ihr Unternehmen nutzt, die anbieterunabhängige Content Cloud von Box kümmert sich um das zentrale Content-Management. Über 1.500 App-Konnektoren stellen sicher, dass alle Inhalte ohne Kontextwechsel in Box landen – und nur dort. Die Integrationen verbessern die Benutzerproduktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Mit dem zentralen Box-Repository steuern Unternehmen den gesamten Nutzungszyklus ihrer Dokumente – von der Dateierstellung und Freigabe bis hin zur gemeinsamen Bearbeitung, Signierung, Klassifizierung und Aufbewahrung. Die Content Cloud stellt sicher, dass Assets zu jedem Zeitpunkt leicht zugänglich sind und im richtigen Zusammenhang stehen.

Erstellen Sie Regeln für die Automatisierung von Aufgaben wie Überprüfungen und Genehmigungen. Zeitpläne unterstützen Mitarbeiter beim Aufbewahren, Archivieren und Löschen von Daten. Berichte geben einen Überblick, welche Inhalte besonders wichtig sind, und wie sie genutzt werden. Individuell konfigurierbare Zugriffsrechte und Berechtigungsstufen, digitale Wasserzeichen und Governance-Funktionen verbessern die allgemeine Sicherheitslage.

Box ist damit im Bereich Enterprise-Content-Management und Dokumentenmanagement eine günstige und zugleich unkomplizierte Alternative zu klassischen Dokumentenmanagement-Systemen, in Produktivitäts-Tools integrierte Speicher und Fileservern. Im Schnitt amortisiert sich die Einführung der Box Content Cloud in weniger als einem Jahr.

Wo stehen deutsche Unternehmen auf ihrem Weg zum Digital Workplace? Was sind ihre größten Herausforderungen, und wie sieht ihre Zukunftsstrategie aus? Lesen Sie hier die neueste Studie von IDC in Kooperation mit Box zum Thema Work-Transformation in Deutschland.