ITD: Herr Meier, wie lässt sich die Rückkehr ins Büro bzw. das Büroerlebnis für die Mitarbeiter zukünftig schmackhafter machen bzw. neugestalten?
Marco Meier: Ob zu Hause oder im Büro – alle Mitarbeiter müssen heute den gleichen Zugang zu digitalen Technologien haben und auf dieselbe Weise am Unternehmensalltag partizipieren können. Ein einfacher Wechsel zwischen Homeoffice und Büro kann durch Plattformlösungen, die sowohl Instant-Messaging als auch Cloud-Telefonie und Videokonferenzen abdecken, erreicht werden. Weder die Mitarbeiter außerhalb des Büros noch diejenigen im Büro dürfen sich dabei durch die genutzten Technologien benachteiligt fühlen. Dafür müssen, z.B. über Videokonferenzsysteme, auch hybride Konferenzen möglich gemacht werden – sprich Konferenzen, an denen sowohl Mitarbeiter in Konferenzräumen vor Ort als auch Mitarbeiter, die remote arbeiten, teilnehmen können. Auch das erleichtert die Rückkehr ins Büro.
ITD: Welche Technologien spielen bei entsprechenden Arbeitskonzepten eine wichtige Rolle?
Meier: Die entscheidenden Technologien für eine gelungene Arbeit außerhalb des eigenen Büros kommen zweifellos aus der Kommunikationstechnik. Denn ohne Kamera, Headset oder Konferenzlautsprecher wäre Arbeiten von einem anderen Standort aus als dem klassischen Büro nicht vorstellbar. Zusätzlich sind Cloud-Telefonie, Videokonferenz-Apps oder auch komplette Kollaborationslösungen aus der Cloud, vereint auf einer Plattform, zentrale Technologien in diesem Wandel.
ITD: Was sind mögliche Stolpersteine bei der Umgestaltung? Worauf sollte demnach besonders geachtet werden?
Meier: Auch vor Corona und der deutlichen Zunahme der Homeoffice-Nutzung haben Mitarbeiter schon per Video gechattet oder online Konferenzen abgehalten. Allerdings oft halbherzig oder mit Lösungen, die mehr Funktionalitäten und eine bessere Usability gebraucht hätten. Für flexible Arbeitsmodelle müssen die Unternehmen jetzt ihre Kommunikationssysteme konsolidieren. Der Trend geht also in Richtung „Unified Communications (UC) über die Cloud“. Beim Wechsel in die Cloud ist eine durchdachte Migrationsstrategie unerlässlich: Dafür bedarf es einer gründlichen Planung, in der eine geeignete Cloud-Umgebung ausgewählt werden sollte, also eine Single-Cloud- oder Multi-Cloud-Infrastruktur. Verantwortliche müssen zudem definieren, ob sie alle Anwendungen und Dienste bei einem einzigen Cloud-Anbieter beziehen wollen oder ob sie mehrere Cloud-Partner für die Bereitstellung verschiedener Services ins Boot holen. Entscheidungen für oder gegen IT-Lösungen sollten immer für das gesamte Unternehmen und in Absprache mit den IT-Verantwortlichen getroffen werden. Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass innerhalb der Organisation Widerstände gegen die Cloud-Einführung auftreten können. Mitarbeiter sträuben sich häufig gegen strukturelle Veränderungen. Wichtig ist daher, alle involvierten Parteien in die Planungen und Projektfortschritte miteinzubeziehen. Zum einen kann auf Wunsch bestehende Hardware, wie Telefone, weiterverwendet und mit in die Cloud migriert werden, sofern dies technisch abbildbar ist (z.B. über SIP-Endgeräte). Zum anderen kann Mitarbeitern die Angst, kein „echtes“ Telefon mehr auf dem Schreibtisch zu haben, genommen werden, indem man ihnen die Vorteile der Cloud-Telefonie verständlich macht.
ITD: Welchen Einfluss üben moderne, hybride Arbeitsmodelle letztlich auf Themen wie Personalfluktuation, Rekrutierung, Produktivität sowie Gesundheit aus?
Meier: Genau dieser Frage sind wir zusammen mit dem Marktforschungsinstitut Ipsos letztes Jahr auf den Grund gegangen. Dabei hat sich gezeigt, dass ein knappes Viertel der Vollzeitbeschäftigten in Deutschland bei der Arbeit jetzt glücklicher ist als vor der Pandemie. Besonders Arbeitnehmer mit Kindern haben von der Umstellung auf hybride oder Homeoffice-Arbeitsplätze profitiert. 32 Prozent der deutschen, berufstätigen Eltern sind seit der Covid-19-Pandemie sogar zufriedener am Arbeitsplatz. Der Stellenwert, den die Möglichkeit zur hybriden bzw. Remote-Arbeit bei Eltern eingenommen hat, zeigt sich auch dadurch, dass ein Viertel der vollzeitarbeitenden Mütter ihren Arbeitgeber wechseln würden, fiele die Möglichkeit für hybride oder Homeoffice-Arbeit wieder weg. Allerdings hat sich auch gezeigt, dass vier von zehn deutschen Vollzeitbeschäftigten, die in den letzten beiden Jahren hybrid oder remote arbeiteten, sich bei der Arbeit isolierter oder einsamer fühlten. Gründe hierfür sind der begrenzte Kontakt zu Kollegen, die allgemeine psychische Gesundheit und eine abgeflaute Begeisterung für den eigenen Job. Vergleicht man hybride mit hundertprozentigen Homeoffice-Modellen hat sich aber auch gezeigt, dass über ein Drittel der Vollzeitbeschäftigten glaubt, dass hybride Arbeitsformen Kollegen besser miteinander verbinden als reine Remote Work. Das hybride Modell hat also Zukunft.