Von Notes zu Microsoft 365

Die Hamburger Hochbahn AG hat eine neue E-Mail-Infrastruktur für den IT-Arbeitsplatz eingeführt. Ihre E-Mail-Infrastruktur und das Mitarbeiterportal lässt die Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN) seit Jahren auf den Servern des Kölner IT-Dienstleisters TIMETOACT GROUP betreiben.

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Naturgemäß arbeiten sehr viele der rund 6.000 Angestellten im Außendienst, steuern Busse, U-Bahnen etc. Gleichzeitig sitzt etwas weniger als die Hälfte von ihnen tagtäglich an einem festen Arbeitsplatz im Büro. 

Die verwendete Technologie war bei diesen festen Arbeitsplätzen jedoch mit der Zeit in die Jahre gekommen. So gab es zum Beispiel lediglich einen indirekten Internetzugang via Einwahl über einen Terminal Server. „Das hatte vor allem auch sicherheitsrelevante Gründe“, erklärt Eyck Reimer, IT-Architekt und Systemberater im Fachbereich IT Infrastruktur & Services der HOCHBAHN. 

Dennoch: Eine neue Umgebung sollte aufgesetzt und damit der ein zukunftsfähiger IT-Arbeitsplatz geschaffen werden. Ein ambitioniertes Projekt mit verschiedenen Teilbereichen: Neuer Internetzugang, Redesign der Active-Directory-Benutzerverwaltung auf Basis von Microsoft Azure, Migration auf Windows 10, Einführung von Microsoft 365 sowie die Ablösung des alten Notes-E-Mail-Systems durch Microsoft Exchange Online. Auch Single-Sign-On sollte realisiert werden, so dass man sich für Windows 10, Microsoft 365 und weiteren Anwendungen mit denselben Benutzerdaten anmelden kann.

E-Mail-Verwaltung in der Cloud

Bei der HOCHBAHN spielt das E-Mail-System als zentrales Kommunikationsmedium eine wichtige Rolle. Ausgangspunkt für die Ablösung des bisherigen Lotus-Notes-Systems war eine generelle Unzufriedenheit mit der technischen Weiterentwicklung von Domino/Notes, die viele als zu schleppend empfanden.

Eyck Reimer: „Microsoft entwickelt sich mit dem Business weiter und bietet eine integrative Lösung. Es ermöglicht ferner den Betrieb der Mailumgebung in der Cloud, anders als unsere bisherige Notes-Lösung mit ihrem reinen On-Premises-Konzept.“ Als Partner für den Wechsel des bisherigen Lotus-Notes-E-Mail-Systems auf eine moderne cloudbasierte Microsoft 365 Plattform wählte die HOCHBAHN die TIMETOACT GROUP als IT-Dienstleister mit gleichermaßen Notes- wie Microsoft-Know-how. 

Drei Teilbereiche der Migration  

Als Mitglied der Projektleitung war Eyck Reimer auch federführend bei der Notes-Migration. Drei grundsätzliche Teilbereiche gab es dabei, die sukzessive abzulösen waren: 1. Mail/Kalender/Kontakte/Aufgaben, also alle Maildatenbanken inklusive der personenbezogenen Informationen, 2. Dateiablagen der Fachbereiche, eine Lösung, die der IT-Dienstleister eigens für die HOCHBAHN entwickelt hatte, sowie 3. die sogenannten Funktionsdatenbanken, ebenfalls größtenteils eine Eigenentwicklung. Dabei handelt es sich um knapp 100 Individuallösungen in Notes – Einzelfallszenarien für verschiedene Prozesse, darunter die Betriebsberichte, in denen u.a. alle abnormalen Fälle neben dem Alltagsbetrieb wie Busunfälle protokolliert werden.

Das Projekt E-Mail-Migration startete 2020. Sobald der Client eines Beschäftigten auf den neuen Zugang erneuert wurde, stellte das Projektteam parallel die Mail-Datenbank um und transferierte die Postfächer von Notes zu Microsoft Exchange Online. Für die Fachbereichsablagen erarbeitete es, bezogen auf den jeweiligen Einzelfall, eine neue Struktur innerhalb von Microsoft 365 SharePoint und entschied, welche Daten wohin migriert werden sollten. Die Umstellung der Mail-Datenbanken auf Exchange Online war im zum Jahreswechsel 20/21 vollzogen, die Fachbereichsablagen waren im Dezember zu 90 Prozent abgeschlossen. Die Migration der Funktionsdatenbanken begann Anfang 2021.

Multimandantenkonzept 

Weniger die Technik, vielmehr der organisatorische Aufwand und die Entscheidung, wann welche Datensätze mit welchen Parametern zu welchem Zeitpunkt migriert werden können, erwiesen sich als größte Herausforderung im Projekt. Vor allem war die Notes-Migration mit Roll-Outs des neuen Arbeitsplatzes zu koordinieren. Dieser fand parallel statt, durchgeführt von einem anderen IT-Dienstleister. Anspruchsvoll war zudem, dass hier ein Multimandantenkonzept verwirklicht werden sollte. Nicht nur die Hamburger Hochbahn AG als Muttergesellschaft, sondern auch die Beschäftigten ihrer verschiedenen Tochterunternehmen galt es mit einzubeziehen.

Vollinstallierte Anwendungen mit Webapplikationen verbunden

Meldet sich jetzt ein Beschäftigter an seinem Arbeitsplatz an, wird nun nicht mehr zuerst der Notes-Client geöffnet, sondern Outlook. Automatisiert öffnet sich Microsoft 365 mit SharePoint & Co. Der neue IT-Arbeitsplatz ist endgeräteunabhängig, also erreichbar auch mobilen Endgeräten – eine integrierte Lösung, welche die vorinstallierten Anwendungen mit Webapplikationen verbindet. Eyck Reimer: „Früher bewegten wir uns rein in der nativen Notes- bzw. FileShare-Welt. Heute arbeitet man an einem Dokument, geht in ein Online-Teams-Meeting und kann das Dokument dann über sein Smartphone wieder aufrufen – natürlich immer mit entsprechenden Authentifizierungsschritten zur Gewährleistung der Datensicherheit.“ 

Online-Konferenzen via Teams boomen

Insbesondere die Arbeit mit Microsoft Teams haben Kolleginnen und Kollegen der HOCHBAHN in Zeiten von Corona schätzen gelernt. Bis dahin waren Videokonferenzen kaum gebräuchlich, die dafür verwendeten Onlinekonferenz-Tools entsprachen nicht einem modernen Standard. Ausgestattet mit dem neuen IT-Arbeitsplatz inklusive E-Mail-Umgebung wurden auch verschiedene Tochterunternehmen der Hamburger Hochbahn AG, darunter die Hochbahn-Wache, welche den Prüf- und Sicherheitsdienst übernimmt, Park+Ride u.a.