„Es gilt vor allem, Datensilos aufzubrechen“

ITD: Warum wurde die Vision vom „papierlosen Büro“ in Deutschland lange Zeit eher belächelt?
Andreas Dangl: Vermutlich, weil das Wissen über praktikable Alternativen fehlte. Zudem war der „Leidensdruck“ offensichtlich nicht groß genug, um ein derartiges Projekt anzugehen.

ITD: Inwiefern stellt digitales Dokumenten-Management für große Unternehmen eine Chance dar, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren?
Dangl: Ganz klar durch das Einsparen von Papier und dessen Transportkosten. Ein gutes Beispiel dafür ist unser Kunde Siemens Energy. Die Division „Operating Company Gas and Power“ setzt Großprojekte wie dezentrale Industrieanlagen oder Kraftwerke um. Für reibungslose Abläufe war der Transport mehrerer Tonnen von Dokumenten und Plänen zu jeder Baustelle nötig. Durch die Digitalisierung der Baustellenkoordination in der Cloud gelang es, diese Papierberge sowie den transportbedingten CO₂-Fußabdruck zu vermeiden. Nun stehen sämtliche Unterlagen in digitaler Form auf Tablets zur Verfügung. So arbeiten die Verantwortlichen z. B. digitale Checklisten bequem vor Ort ab und halten dadurch automatisch komplexe Workflows etwa für Abnahmen ein. Informationen gehen nicht mehr in Baustellencontainern verloren, sondern sind sofort nach der Rücksynchronisierung in die richtigen IT-Systeme nutzbar. Das sorgt darüber hinaus für eine erhebliche Qualitätssteigerung und mehr Effizienz in den Projekten.

ITD: Welche Gründe sprechen – neben dem Faktor „Nachhaltigkeit“ – noch dafür, alle Dokumente im Unternehmen so weit wie möglich digital zu verwalten?
Dangl: Neben dem Umweltfaktor steht eindeutig das Thema der Effizienzsteigerung und somit der Wettbewerbsfähigkeit im Vordergrund. Um nachhaltig erfolgreich zu sein, braucht es eine Digitale Transformation aller geschäftsrelevanten Prozesse. Und damit meine ich interne und ganz besonders externe Arbeitsabläufe mit Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartnern. Meiner Erfahrung nach liegen genau hier die größten Herausforderungen. Um diese effektiv als digitale Prozesse abzubilden, muss man die schon bestehenden Workflows identifizieren, analysieren – und optimieren. Es gilt vor allem, Datensilos aufzubrechen und Informationen auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen, auf der schlussendlich auch die Prozesse laufen.

ITD: Welche spezifischen Anforderungen haben insbesondere große Unternehmen an eine geeignete DMS-Software?
Dangl: Im Grunde suchen Betriebe nach einer cloudbasierten Lösung für prozessgetriebene Kollaboration, die ortsungebundenes Arbeiten ermöglicht. Datenschutz und -sicherheit sind essenzielle Aspekte. Dazu enthalten die Anforderungskataloge der Unternehmen genau spezifizierte Zertifizierungen und Normen (BSI C5, ISO 27001 & ISO 27018 für Informationssicherheit und Datenschutz, EU Cloud Code of Conduct, ISO 20000-1 für IT-Service-Management, TÜV Rheinland etc.). Den Wunsch nach flexiblen Erweiterungsoptionen hinsichtlich Speicherkapazität und Benutzeranzahl erfüllen Cloud-Services optimal, denn es darf dabei insbesondere bei großen Firmen zu keiner Funktionsunterbrechung kommen. Ein zusätzliches Kriterium stellen standardisierte Schnittstellen zum Einbinden in die vorhandene IT-Landschaft (z. B. SAP) dar. Natürlich zählen Compliance und Nachvollziehbarkeit zu den Basis-Anforderungen. Besonders freut mich, dass Unternehmen Wert auf Barrierefreiheit legen und es als Voraussetzung sehen, dass die Anwendung für alle uneingeschränkt zugänglich ist, sei es per Screenreader mit Braillezeile oder durch entsprechende Farbkontraste in der Benutzeroberfläche. Der CO₂-Fußabdruck eines Cloud-Services avanciert aus meiner Sicht definitiv zu einem weiteren wesentlichen Entscheidungsfaktor bei der Implementierung neuer IT-Infrastruktur.

ITD: Welche Fehler können großen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büros unterlaufen? Wie lassen sich Stolpersteine vermeiden?
Dangl: Unternehmen scheuen das vermeintlich hohe Risiko, ein umfassendes Digitalisierungsprojekt anzugehen, oft fehlt intern die Erfahrung für ein derartiges, durchaus komplexes Vorhaben. Das macht es schwierig, Zeit- und Kostenaufwand richtig einzuschätzen. Ich empfehle daher, mit dem Lösungsanbieter einen Proof of Concept umzusetzen. Dieser umfasst beispielsweise die Digitalisierung eines signifikanten Teils eines Geschäftsprozesses inklusive einer Schnittstelle zur existierenden IT-Landschaft. Auf diese Weise lässt sich mit überschaubarem Aufwand in rund einem Monat feststellen, ob der Anbieter zu einem passt und hält, was er verspricht. Fabasoft setzt bei der Einführung von Cloud-Services bei Kunden auf die agile SCRUM-Methode. So laufen Projekte für sämtliche Beteiligten transparent und ergebnisorientiert ab.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

ITD: Inwiefern besteht das Risiko, dass die mit einem DMS erzielten Ressourcen- und CO₂-Einsparungen an anderer Stelle wieder torpediert werden – Stichwort: hohes Datenaufkommen?
Dangl: Der verantwortungsvolle Umgang mit natürlichen Ressourcen wird eine entscheidende Rolle bei der Auswahl von Cloud-Services spielen. Als wichtige Kennzahl dient der CO₂-Fußabdruck, der die Menge an verursachten Treibhausgasen angibt. Hier gilt es unter anderem folgende Fragen zu klären: Läuft das Rechenzentrum mit erneuerbarer Energie? Wie viel Strom verbraucht ein solches Datacenter, z. B. aufgrund der Gebäudebauweise oder der klimatischen Bedingungen am jeweiligen Standort? Da derartige CO₂-Bilanzen immer mehr Beachtung finden, gewinnen Cloud-Services mit möglichst „umweltfreundlichen“ Rechenzentren für Betriebe zunehmend an Bedeutung. Zudem gehe ich von einer Priorisierung der Entwicklung von ,carbon-aware‘ Cloud-Services bzw. einer ,carbon-intelligent‘ Cloud aus. Die Optimierung eines Cloud-Continuum erfolgt zukünftig nicht mehr ausschließlich nach Performance, sondern vorrangig nach Energieverbrauch und Green Energy. Der Einsatz von KI-Methoden macht die Leistung einerseits dynamisch skalierbar, andererseits nach dem Gesichtspunkt anpassbar: „Wo bekommt man derzeit die beste CO₂-Bilanz?“ Ich denke, dieser Technologie-Trend ist zukunftsweisend.

ITD: Wo stehen die Unternehmen in Deutschland aus Ihrer Sicht aktuell, wenn es um digitales Dokumenten-Management und optimale digitale Workflows geht?
Dangl: Die Pandemie hat nicht nur unsere Gesellschaft beeinflusst, sondern darüber hinaus auch die globalen Wirtschaftsprozesse verändert – und die Digitale Transformation endgültig in den Fokus der Unternehmen gerückt. Unsere Kunden sind, was digitales Dokumenten-Management und digitale Workflows betrifft, schon sehr weit. Deutschlandweit gibt es in den Betrieben jedoch sicherlich große Unterschiede, was den Grad der Digitalisierung betrifft.

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