Das Büro der Zukunft: Schon heute für das Office 2030 planen

In Zukunft braucht es neue Anreize, um Beschäftigte aus dem Home-Office ins Büro zu locken. Neugestaltete Büroräume könnten helfen.

Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr und das 40 Jahre lang – dieses Konzept des Büros hat keine Zukunft mehr. Stattdessen haben viele Unternehmen durch die Katalysator-Wirkung der Pandemie erkannt, dass eine Veränderung und Optimierung der Unternehmens- und Bürokultur zahlreiche Chancen und Möglichkeiten bietet. Doch welche Trends und Entwicklungen werden sich in den kommenden Jahren wohl durchsetzen? Wie wird das Büro der Zukunft in einigen Jahren aussehen? Zentral sind dabei vier Kernentwicklungen, die bereits heute in Teilen erkennbar sind:

• eine allgemein steigende Flexibilität in der Arbeitswelt;
• die Neugestaltung von Büroräumen;
• die neue Wahrnehmung des Büros; sowie
• technologische Entwicklungen hin zu einer digitalisierter Unternehmenskultur.

Durch die gesetzliche Grundlage zum flächendeckenden Home-Office wurde mit Blick auf eine flexible Arbeitskultur bereits ein wichtiger Meilenstein erreicht. Dieses erste Trendthema gehört bereits in vielen Ländern zu einem zentralen Bestandteil der Unternehmenskultur. Mitarbeitende und Personalverantwortliche haben während der Pandemie erkannt, dass effektives und konzentriertes Arbeiten auch von zuhause aus möglich ist – und dass bei manchen sogar wesentliche Produktivitätssteigerungen zu beobachten waren.

Auch nachdem die Home-Office-Pflicht gefallen war, behielten viele Unternehmen dieses Werkzeug für mehr Flexibilität bei – und in Zukunft wird sich dieser Trend sogar noch verstärken. Was heute noch unter das Stichwort Hybrid Work fällt, wird in Zukunft noch flexibler werden. Dabei umfasst der Flex-Work-Ansatz allerdings neben der ortsunabhängigen Arbeit auch eine höhere Flexibilität hinsichtlich der zeitlichen Einteilung von Arbeitsstunden. Zentraler Bestandteil des Office 2030 wird es dementsprechend sein, dass jeder und jede nach den Vorzeichen und Prämissen arbeiten kann, die individuell gewünscht werden.

Da Mitarbeitende die Büroumgebung anders wahrnehmen und nutzen, wird auch die Bedeutung des Büros im Jahr 2030 eine vollkommen andere sein: Statt eine tägliche Konstante im Leben der Angestellten wird das Büro zu einem Highlight, das zu Anlässen besucht wird, zu denen im Team besonders kreativ und produktiv gearbeitet werden sollte.

Dementsprechend werden im Büro der Zukunft starre Arbeitsplätze und Großraumbüros nur noch selten zu finden sein. Stattdessen werden gemeinschaftlich genutzte Fläche, Konferenzräume und einzelne Schreibtische für jeweils geplante Bürobesuche die Quintessenz des Büros der Zukunft ausmachen. Selbstverständlich bedeutet dies nicht, dass Mitarbeitende, die gerne ausschließlich im Office arbeiten, nicht auch regelmäßig vor Ort sein können. Ganz im Gegenteil: Im Sinne der flexiblen Arbeitsgestaltung ist Platz für jeden Angestellten und seine individuellen Bedürfnisse. Dadurch, dass viele Mitarbeitende aber ein hybrides Modell bevorzugen, können die so frei gewordenen Flächen für die bessere Zusammenarbeit aller genutzt werden.

Neben der physischen Gestaltung der Büroumgebung verschiebt sich durch die neue und flexiblere Arbeitswelt und den zunehmenden Druck auf Arbeitgebende auch der Anspruch daran, was das Büro für die Mitarbeitenden leisten muss. Der Obstkorb, den heutige Büromanager oftmals noch als Benefit anpreisen, wird von Verantwortlichen im Office 2030 wohl nur noch müde belächelt werden. Stattdessen rücken diversere Angebote in den Fokus: Trainings- und Fitnessräume, Wäscheservice, Kindertagesstätten und andere Dienstleistungen werden innerhalb der nächsten Jahre zunehmend an Bedeutung gewinnen.

Personalverantwortliche stehen bereits heute vor der Herausforderung, Fachkräfte zu finden und erfolgreich an ihr jeweiliges Unternehmen zu binden. Geeignete Benefits und eine moderne und attraktive Angebotsgestaltung des Arbeitsplatzes werden dabei künftig eine noch größere Rolle spielen, um Talente von sich zu überzeugen. In der Folge entwickelt sich das Büro bis 2030 zunehmend zu einem Mikrokosmos, der Services aus der Umgebung für sich entdeckt und nutzt – und zugleich eigene Angebote und Benefits herausstellt.

Während die bisher aufgezählten Trends für das Office 2030 einzelne Aspekte der zukünftigen Bürogestaltung aufzeigen, ist das Bindeglied all dieser Entwicklungen die zugrundeliegende digitale Vernetzung. Flex-Work ist nur dann eine umsetzbare Option, wenn auch die Möglichkeit zum einfachen Austausch geboten wird. In diesem Rahmen sollten die neu gestalteten Büroflächen auch zentral nutz- und steuerbar sein. Auch das Angebot an Benefits benötigt eine Plattform, über die diese abgerufen werden können.

Genau an dieser Stelle werden künftig immer mehr innovative Anwendungen in den Fokus rücken, die zentralisiert alle gewünschten Informationen und Lösungen bereitstellen und so zum Bindeglied zwischen der Zukunft der Arbeit und den Mitarbeitenden werden. Eine solche App deckt alle Lebensbereiche der Arbeitnehmenden ab – von der interaktiven und visuellen Buchung von Arbeitsplätzen und Konferenzräumen über Concierge-Dienstleistungen bis hin zur Reservierung des Lieblingsgerichts in der Kantine oder einem Fitnessstudio-Workout.

Unternehmen, die weiter an ihren starren Ansichten zur Bürokultur festhalten, werden in Zukunft merkliche Schwierigkeiten haben, geeignetes Personal zu finden. Bereits heute sind Stellenangebote, die keine Home-Office-Option beinhalten, kaum mehr konkurrenzfähig. In den kommenden Jahren wird sich aber zunehmend auch die Art und Weise, wie Büro und Produktivität verstanden werden, wandeln. Office-Manager und Entscheidende sollten daher bereits jetzt daran arbeiten, das Büro der Zukunft Realität werden zu lassen. Andernfalls setzen sie den Unternehmenserfolg leichtfertig aufs Spiel. (mb)