Mit gezieltem Software Lifecycle Management Kosten sparen

Ein effektives Software Lifecycle Management (SLM) umfasst weit mehr als nur eine konforme Lizenzierung. Mit der richtigen Strategie lassen sich nachweislich Kosten und Komplexität deutlich reduzieren. Eine optimale Kostenkontrolle in der Cloud liefert das FinOps-Operating-Modell.

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Die Digitalisierung hat besonders seit dem letzten Jahr eine neue Geschwindigkeit aufgenommen. Die Folgen sind auch in den IT-Abteilungen deutlich zu spüren. So gilt es – gerade in Krisen-Zeiten wie diesen – Software-Ausgaben und gleichzeitig Produktivität zu optimieren. Hier kommt das Software Lifecycle Management (SLM) ins Spiel.

Neben der Optimierung und Vermeidung von Ausgaben fallen auch beispielsweise die Bedarfserfassung und Beschaffung in das Aufgaben-Portfolio des SLM. Darüber hinaus geht es darum, in der Software-Verwaltung Transparenz zu schaffen und Risiken zu minimieren. SLM umfasst den gesamten Zyklus einer Software mit dem Ziel, Kosten möglichst zu reduzieren und passend zu lizenzieren.

Effektive Best Practices

Aufschlussreich für diese Überlegungen ist eine Analyse von Gartner, die zwar bereits 2016 erfolgte, aber keineswegs an Aktualität verloren hat: Die Experten untersuchten für ihre Studie 800 Unternehmen, die methodisch ihren Software-Pool optimierten. Diese Firmen senkten ihre Software-Kosten durchschnittlich um 30 Prozent. Gartner identifizierte drei Best-Practice-Methoden, die sich als besonders effektiv erwiesen. Demnach lassen sich vor allem durch bedarfsgerechtes Konfigurieren von Anwendungen, dem Optimieren & Recyclen von Software-Lizenzen und durch Software Lifecycle Management im Allgemeinen nachweislich Kosten zum Teil erheblich reduzieren.

SLM beginnt noch vor dem Kauf einer Software, nämlich bei der Entscheidung eine Software im Unternehmen einzusetzen. Welche Software mit welcher Funktion für welches Problem eingesetzt werden soll? Diese Entscheidung liegt neben der zentralen IT immer häufiger bei den einzelnen Fachbereichen eines Unternehmens. Ohne eine gezielte Abstimmung findet man in Unternehmen aber viele verschiedene Software-Produkte im Einsatz, welche gleiche oder sehr stark ähnelnde Funktionen haben. Die Konsequenzen daraus sind erhöhter Aufwand in der IT für Support, Software-Verteilung, der Wartung (Security und Patches), Trainingskosten bei den Mitarbeitern, um einige Beispiele zu nennen. Ein gut definierter Software Blue Print und die konsequente Umsetzung, nur freigegebene Software im Unternehmen einzusetzen, hilft dabei, Kosten, Komplexität und die Folgeaufwände, nachdem eine Software einmal „ausgewählt“ wurde, zu reduzieren.

Mehr Überblick über Cloud-Bedarf und Ausgaben

Wenn wir nun darüber nachdenken, welche Flexibilität und Komplexität die Cloud mit sich bringt, steigen die Herausforderungen für das Software Lifecycle Management weiter. Unternehmen planen die Migration von immer mehr Workloads in die Cloud. Kapazitätsanforderungen verändern sich, etwa durch Remote-Work-Tools – insbesondere in Pandemiezeiten. IT-Abteilungen und Entscheidungsträger sind gefordert, Mitarbeitern und Kunden schnell und flexibel möglichst progressive Lösungen und Services anzubieten. Dabei spielen natürlich auch die Anforderungen des Marktes und der Fachbereiche eine wichtige Rolle: Mithilfe von Cloud-Technologien und den so möglichen Innovationen müssen neue Produkte und Dienstleistungen entwickelt werden. In Zeiten, in denen Betriebsbereitschaft gefordert ist, arbeiten IT, Einkauf und weitere verantwortliche Bereiche des SLM-Teams auf Hochtouren.

Gleichzeitig sind die Prozesse in Organisationen nicht immer optimal auf diese Veränderungen und diese Entwicklungen ausgerichtet. Viele Unternehmen sind mit den Möglichkeiten und Herausforderungen überfordert. Auf der einen Seite, soll in immer mehr Unternehmen stärker in die Cloud migriert werden, auf der anderen Seite ist man sich aber unsicher, welche Plattform die richtige ist, welche Workloads umziehen sollen oder wie konform oder kostenintensiv existierende Software Assets eingesetzt werden können. Andere Unternehmen sind bereits ein paar Schritte weiter, wollen aber sicherstellen, dass die Cloud-Ausgaben nicht exorbitant steigen und das Portfolio optimiert ist. Entsprechend unterscheidet sich der generelle SLM- bzw. Cloud-Reifegrad in den Organisationen. Aber für jedes Unternehmen gilt das Gleiche: Es sollte verstehen, wo genau es sich gerade im Reifegrad befindet, um in Zeiten der digitalen Transformation besser planen und optimieren zu können.

Transparenz ist der Grundstein jeder Planung

Wie bei SLM ist Transparenz ein entscheidender Faktor für das Gelingen. Um die Cloud-Ausgaben nicht nur im Blick, sondern auch im Griff zu behalten, müssen Unternehmen ungeplante Peaks durch höhere Auslastung vermeiden, um die Kostenvorteile, welche sich durch Reservierung von Cloud-Kapazitäten (beispielsweise Reserved Instances) ergeben, zu sichern. Denn eines ist klar: Benötigen Unternehmen mehr Leistung und Kapazität als geplant, wird es teuer. Reservieren sie hingegen mehr, als benötigt? Auch nicht gut, da sie nun für etwas bezahlen, das sie nicht in Anspruch nehmen.

Diese Gratwanderung ist schwierig und erfordert die Implementierung von Prozessen. Bewährt hat sich ein Ansatz gemäß dem FinOps-Modell, welches aus drei Phasen besteht, die sich iterativ wiederholen:

• 1. Informieren: Für die Zuweisung von Cloud-Budgets ist Transparenz wichtig. Unternehmen sollten wissen, welche Teams was ausgeben. Klare Verantwortlichkeiten für die Cloud-Budgets sind ebenso notwendig.
• 2. Optimieren: Unternehmen sollten Einsparpotenziale identifizieren – sowohl beim Budget als auch bei der Zeit. Nicht und nicht ausreichend genutzte Ressourcen sollten reduziert werden. Dafür sind Messungen und Analysen notwendig.
• 3. Ausführen: Governance-Richtlinien gewährleisten die Kontinuität und helfen, technologische, finanzielle und wirtschaftlichen Ziele zu erreichen.

Will ein Unternehmen Kosten und das Management von Software und Cloud Services sicherstellen, ist die Implementierung von Prozessen, die Definition von Richtlinien und Verantwortlichkeiten sowie die Auswahl von Tools und Lösungen, die ihre Prozesse und Mitarbeiter unterstützen, essenziell.

* Der Autor Mirco Tirelis ist seit 2010 Leiter des SLM Consulting DACH bei SoftwareONE. Dabei bringt er über 22 Jahre Erfahrung im Bereich Software-Asset und Software Lifecycle Management mit.

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