Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse: So funktioniert der digitale Start in den Job

Früher undenkbar sind Online-Bewerbungsgespräche und -Onboarding heute längst kein Tabu mehr. Der virtuelle Kontakt birgt Vorteile für alle Beteiligten.


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Es gibt viele Wege, die einen Interessenten zum neuen Arbeitgeber führen: Zum Beispiel über persönliche Kontakte, eine Stellenausschreibung in einem gängigen Jobportal, Business-Netzwerke, Headhunter oder bei Studierenden auch über Karrieremessen. Letztere veranstalten Hochschulen auf ihrem Campus oder sie finden in größeren Städten fachspezifisch als Karriereevents statt. Zuletzt liefen diese häufig digital ab, inklusive virtuellem Messestand und Avataren. Ob auf einer solchen Messe, bei virtuellen Workshops oder in Form eines Job-Alerts in den E-Mails, ist es inzwischen eher die Regel als die Ausnahme, dass der erste Funke über den PC oder das Smartphone überspringt.

Wenn der Funke nicht verglüht, sondern ein tatsächliches Interesse am Job und Unternehmen entfacht, steht die Bewerbung an. Diese erfolgt nur noch selten in Papierform, sondern beispielsweise über Online-Masken, um schnell und einfach alle Unterlagen (gegebenenfalls sogar nur einen Lebenslauf) hochzuladen oder direkt über das Xing- oder LinkedIn-Profil. Im Vergleich zu altmodischen Bewerbungsverfahren ist der Aufwand für den Bewerber heute minimal. Insgesamt profitieren die Jobsuchenden in vielen Branchen – etwa in allen technischen Bereichen – vom angespannten Arbeitsmarkt: Sie haben nicht nur die freie Auswahl an diversen Angeboten, sondern liegt es häufig an den Unternehmen, sich als attraktiver Arbeitgeber bei den Bewerbern sichtbar zu machen und diese anzusprechen.

Sobald ein Profil für das Unternehmen interessant und ein erster Kontakt hergestellt ist, bietet ein virtuelles Kennenlernen im Gegensatz zu einem Gespräch vor Ort fünf entscheidende Vorteile – sowohl für die Bewerber als auch den potenziellen Arbeitgeber:

  1. Alle Beteiligten müssen nicht mehr Zeit einplanen als für das Gespräch selbst.
  2. Durch den überschaubaren Zeitrahmen lässt sich schneller ein Termin finden. Der Bewerbungsprozess wird beschleunigt.
  3. Eine extra Anreise und auch eine eventuelle Übernachtung entfallen. Das spart nicht nur die erwähnte Zeit, sondern auch Aufwand und Geld, denn es fallen keine Reisekosten an (die sonst vom Unternehmen getragen werden sollten).
  4. Ganz im Sinne des Nachhaltigkeitsgedanken fällt durch den Verzicht auf Flug, Bahn- oder Autofahrt der ökologische Fußabdruck bei dem Bewerbungsprozess sehr gering aus.
  5. Der Bewerber kann das Gespräch in einer gewohnten Umgebung führen, in der er sich sicher fühlt und alles optimal vorbereiten kann. Das wirkt sich insgesamt positiv auf das Interview aus.

Ein Bewerbungsgespräch – ganz gleich ob digital oder in Präsenz – läuft in Form eines strukturierten Interviews ab. Der große Vorteil bei einer Unterhaltung vor dem Bildschirm besteht darin, dass ohne viel Aufwand auch das Screensharing möglich ist. Der Bewerber muss sein Equipment nicht an einen Beamer anschließen und kann unkompliziert etwa Forschungsergebnisse präsentieren oder der Interviewer auf Unternehmenspräsentationen und Videos zugreifen. Das Switchen innerhalb verschiedener Programme dauert nur wenige Klicks. Zudem können Anmerkungen direkt an der richtigen Stelle im Dokument festgehalten und Inhalte schnell fixiert werden.

Der Vorteil eines virtuellen Vorstellungsgesprächs ist, Bewerber schnell und unkompliziert persönlich kennenzulernen. Es sollte für beide Seiten dazu dienen, herauszufinden, ob eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit möglich ist. Der Video-Call ist hierfür ein Medium, das ohne große Hürden funktioniert und von Bewerbern gut angenommen wird. Neben der inhaltlichen Vorbereitung wie für ein reguläres Gespräch vor Ort ist es für Bewerber ratsam, vorab den Technik-Check nicht zu versäumen. Aussetzer bei Bild und Ton kann sind einer Bewerbungssituation problematisch und erschweren den Austausch.

  1. Tipps für Interviewer und Bewerber
    Gespräche mit Job-Kandidatinnen und -Kandidaten in einer Videokonferenz zu führen, bürgert sich aufgrund der Corona-Pandemie sowie zunehmend remoter Arbeitsplätze und Home-Office immer mehr ein. Damit das Bewerbungsgespräch kein Flop wird, sollten sowohl Interviewer als auch Bewerber folgende Tipps beachten.
  2. Tipps für Interviewer
    Stellen Sie eine stabile Internet-Verbindung sicher.
  3. Tipps für Interviewer
    Achten Sie auf ein qualitativ gutes Mikrofon.
  4. Tipps für Interviewer
    Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld, informieren Sie gegebenenfalls andere im Raum über das anstehende Gespräch.
  5. Tipps für Interviewer
    Wählen Sie einen einen “ruhigen” Hintergrund oder entsprechende Einstellungen in Zoom, Teams oder anderen Programmen.
  6. Tipps für Interviewer
    Richten Sie den Blick in die Kamera und achten Sie auf die Körpersprache (aufrechter Sitz, Arme nicht verschränken).
  7. Tipps für Interviewer
    Schenken Sie dem Gesprächspartner die volle Aufmerksamkeit (kein Multi-Tasking, wenn es nicht für das Gespräch benötigt wird! Schließen Sie alle Anwendungen auf dem Gerät, wenn sie nicht für das Gespräch gebraucht werden.)
  8. Tipps für Interviewer
    Bitte Ausreden lassen! Wenn man selbst nicht spricht, stumm schalten.
  9. Tipps für Interviewer
    Eventualitäten berücksichtigen und Vorbereitungen treffen, zum Beispiel bei zunehmender Dämmerung Licht anschalten, bei Sonneneinstrahlung Gardinen zuziehen, bei längeren Gesprächen Getränke bereitstellen.
  10. Tipps für Bewerber
    Stellen Sie den Zugang zum virtuellen Gesprächsraum sicher, indem sie die Software vorher einmal mit Freunden testen; installieren Sie MS Teams oder Zoom vorab und richten Sie einen Zugang ein; starten Sie rechtzeitig in das Gespräch.)
  11. Tipps für Bewerber
    Geben Sie einen seriösen Nutzernamen an (Vor- und Nachname) und verwenden Sie keine Phantasienamen:
  12. Tipps für Bewerber
    Es empfiehlt sich ein Kleidungsstil, den man auch für einen Präsenztermin wählen würde.

Einen neuen Kollegen “an die Hand nehmen” geht auch virtuell. Auch wenn ein Spaziergang durch die Büroräume oder der zufällige erste Kontakt an der Kaffeemaschine entfällt, der Start in den Job und die Integration ins Team kann auch ohne gelingen. Bei hybriden Onboarding-Prozessen können sich die Kollegen bei einzelnen Präsenzveranstaltungen vor Ort kennenlernen oder für Team-Meetings verabreden. Unabhängig von der Art und Weise des Onboardings sind die wichtigsten Faktoren stets eine strukturierte Einarbeitung, ein verantwortlicher Mentor, diverse Meetings zum Kennenlernen und individuelle Weiterbildungen.

1. Einarbeitung

Abgesehen von der IT-Ausstattung (also einem performanten Notebook und einem Smartphone), die grundlegend für das mobile Arbeiten ist, ist ein Einarbeitungsplan samt Checkliste unerlässlich – unabhängig davon, wie viel Erfahrung der neue Kollege mitbringt. Denn in jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Arbeitsabläufe, Programme, Ansprechpartner etc. Ein Einarbeitungsplan samt allen wichtigen Themen, Methodiken und passenden Workshops im Kollegenkreis gibt einen guten Überblick die ersten Wochen und Monate und begleitet die Karriereplanung.

Auf internen Plattformen wie dem Intranet kann sich der neue Kollege zudem über weitere Themen (interne Regularien, Vorlagen, Sicherheitsaspekte etc.) informieren und findet alle Ansprechpartner auch aus den anderen Teams. Weiterhin hilft ein Training-on-the-Job dabei, schnell in die Materie einzutauchen. Dabei wird der neue Kollege nicht ins kalte Wasser geworfen, sondern bekommt schnell die Möglichkeit, im Projekt tätig zu werden. Begleitet und unterstützt wird er durch erfahrene Kollegen und seinen Mentor.

2. Mentor

Wichtig im Onboarding-Prozess ist eine feste Ansprechperson, ein Mentor, der sich um die Belange des Einsteigers kümmert, das heißt konkret diesem mit Rat und Tat zur Seite steht, offene Fragen beantwortet und Feedback gibt. Der Mentor ist nicht nur in der Einarbeitungszeit, sondern auch darüber hinaus erreichbar – im Büro, beim Kunden, telefonisch oder über digitale Kanäle. Abgesehen von fachlichen Belangen bemüht er sich darum, den neuen Kollegen ins Team zu integrieren und ihn in die Unternehmenskultur einzuführen.

3. Meetings zum Kennenlernen

In kleineren virtuellen Kennenlernrunden mit unterschiedlichem Anlass – beispielsweise formlos bei einem Frühstückstreffen oder inhaltlich bei regulären Projekt-Meetings -, ist es für die Einsteiger leicht möglich, mit den Kollegen peu à peu in Kontakt zu treten. In größeren Runden wie einem Mitarbeiter-Meeting kann sich der Einsteiger einen guten Eindruck über die gesamte Belegschaft verschaffen.

Ein großer Vorteil beim Kennenlernen via Online-Meetings ist, dass sich der Einsteiger die Kollegen schneller einprägen kann – er kann die Gesichter, solange er möchte, studieren und sich auch gleich die Namen merken, die in den Chats oder Calls mitgesendet werden. Das unangenehme Nachfragen (“Wie war doch gleich der Name?”) entfällt.

4. Weiterbildungen

Zu einem guten Onboarding-Konzept gehören auch individuell zugeschnittene Zertifizierungen und Schulungen. Viele Weiterbildungen über externe Anbieter sind inzwischen auch online verfügbar. Das erleichtert die Teilnahme, da die Kurse in den Arbeitsalltag integriert werden können. Insbesondere Absolventen, die frisch von der Uni kommen, benötigen häufig zusätzliches Know-how – fachliches sowie im Soft-Skill-Bereich. Dieser Wissensaufbau kann innerhalb des Teams erfolgen. Solch ein Wissenstransfer bietet die Chance, mit den Kollegen tiefer in ein Thema einzutauchen, von deren Expertise zu profitieren und genau die Informationen zu erhalten, die für das Arbeitsfeld und die Branche relevant sind.

  1. Wie Sie neue Mitarbeiter online integrieren
    Für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, ist ein virtuelles Onboarding besonders wichtig, um sie trotz fehlender Präsenz im Unternehmen bestmöglich in die Fachabteilungen einzugliedern. Martin Ehlis, Senior Recruiter, BTC AG Oldenburg gibt folgende Tipps.
  2. Homeoffice-Equipment bereitstellen
    Stellen Sie als Unternehmen rechtzeitig die nötigen Zugänge und Geräte für das Homeoffice bereit. Also zum Beispiel Notebook mit einem separaten großen Monitor, Headset und Tastatur. Sollte es die Corona-Lage erfordern, dass auch am ersten Arbeitstag niemand im Büro erscheinen kann, verschicken Sie das Equipment rechtzeitig per Post.
  3. Identifikation fördern
    Willkommens-Pakete, die im Corporate Design an alle Neuen versandt werden, fördern die Zugehörigkeit und Identifikation. So können sie beim virtuellen Begrüßungsevents sofort die Tasse, Hoody oder den Block benutzen.
  4. Kennenlern-Aktionen entwickeln
    Verzichten Sie bei Begrüßungsevents nicht auf die Kennenlern-Aktionen, sondern entwickeln Sie digitale Varianten wie zum Beispiel digitale Stimmungsumfragen, digitales Quiz etc.
  5. Kommunikation sicherstellen
    In den ersten Wochen geht es darum, regelmäßig Raum für Fragen und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen zu geben sowie feste Zeiten einzurichten, zum Beispiel durch einen Team-Daily, MS Teams-Kanal, Chat-Möglichkeit, virtuelle offene Sprechstunden, digitale Kaffeepausen etc.
  6. Feedbacks einplanen
    Planen Sie regelmäßige Feedbacks als feste Termine ein! So können Sie das “kurz-mal-über-den-Tisch-rufen” im Homeoffice ersetzen.

Wie schnell ein komplett digitales Recruiting-Verfahren ablaufen kann, soll folgendes Beispiel zeigen: Wenn auf einer virtuellen Karrieremesse ein Kontakt zu einem potenziellen SAP-Berater oder -Entwickler entsteht, lassen sich bereits nach wenigen Tagen die ersten Fragen im Chat oder telefonisch klären. Sobald alle nötigen Unterlagen vorliegen, wird ein Gesprächstermin als Video-Call vereinbart, zu welchem zunächst der fachliche Teamleiter und im Anschluss der Vorstand eingeladen ist. Wenn im Interview alles passt, erhält der Bewerber zeitnah ein Angebot – vom ersten Kontakt bis zum Job-Start vergehen oft genug nur zwei Wochen. (pg)

https://www.computerwoche.de/a/so-funktioniert-der-digitale-start-in-den-job,3612974

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