Die Suche nach Dokumenten, Verträgen, Bildern oder Präsentationen gehört zu den ressourcenintensiven, aber wenig effizienten Nebentätigkeiten im Arbeitsalltag von SAP-Anwendern. Mitarbeitende legen Dokumente, Mails, Chats und andere unstrukturierte Inhalte, die in Geschäftsprozessen anfallen, aufgrund komplizierter Regeln häufig gar nicht oder falsch in der SAP-ERP-Umgebung ab. Dabei sind gerade diese Informationen eine wichtige Grundlage für den Geschäftserfolg.
Das zeigt: Viele Unternehmen haben noch nicht verstanden, wie sie von einem klassischen Content-Management-System (CMS) für SAP zu einer intelligenten Workflow-Lösung kommen können.
Mit der Content Cloud von Box ist die größte Hürde bei der Migration auf SAP S/4HANA genommen.
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Die bevorstehende Umstellung auf SAP S/4HANA macht eine moderne Content-Management-Strategie zur strategischen Notwendigkeit. Cloud-basiertes Content Management ist der Schlüssel, um Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Doch SAP-Anwender kämpfen häufig mit ebenso schwerfälligen wie teuren Content-Management-Dinosauriern: Die bisher eingesetzten On-Premises-Lösungen für die ArchiveLink-Schnittstelle arbeiten in der Regel dateibasiert und sind nicht flexibel genug, Prozesse über die Cloud und außerhalb von SAP zu automatisieren.
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Erst 57% der Unternehmen haben eine eigene digitale und kundenzentrierte Content Management Strategie (Quelle: Adobe 2021) |
Solche veralteten Systeme lassen sich nicht optimal mit SAP S/4HANA integrieren, was zu Datensilos und Intransparenz führen kann. Eine effiziente Arbeitsweise ist jedoch entscheidend, wenn Unternehmen sich nicht nur an veränderte Bedingungen anpassen, sondern in sich ständig wandelnden Märkten auf Erfolgskurs bleiben wollen.
Wenn SAP-Anwender ihre Workloads früher oder später in die Cloud verlagern, sollten sie auch eine Cloud-Content-Lösung in Betracht ziehen. Box und VersaFile haben eine nachhaltige Content Cloud für SAP entwickelt, die sich in SAP-Systeme bis hin zu S/4HANA integriert und eine flexible, zuverlässige, sichere und kosteneffiziente Plattform für alle Inhalte bietet:
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Sie entkoppelt Dokumente von herkömmlichen Dateisystemen und Speichermedien,
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fördert die Zusammenarbeit und
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steigert die Effizienz von Teams durch Automatisierung.
1. Prozesse automatisieren
Ein Cloud-basiertes CMS ist eine gemeinsame Plattform für Mitarbeiter, Lieferanten, Partner und Kunden. Die codefreie Lösung von Box und VersaFile stellt eine Verbindung zwischen dem SAP-ERP-System und der Content Cloud her. So können Unternehmen ihre SAP-Inhalte und alle anderen Dokumente in Box speichern und gleichzeitig nahtlos aus der SAP-Umgebung und von außerhalb darauf zugreifen.
Mit Box haben verteilte Teams relevante Dokumente ortsunabhängig und von jedem Endgerät aus zur Hand. Sie können sicher auf alle Inhalte zugreifen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und Informationen austauschen. Intelligente Prozessautomatisierung, Statusüberwachung und Nachverfolgung erleichtern die tägliche Arbeit, sparen Zeit und stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Das lästige Verschieben, Kopieren oder Versenden von Dateien entfällt und gleichzeitig werden Fehler und Sicherheitsrisiken durch manuelle Prozesse vermieden.
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Nutzen Sie das kostenlose E-Book von Box und VersaFile als Blaupause für Ihre eigene Content-Management-Strategie. |
2. Kostendruck senken
Wenn Aufträge nicht schnell genug bearbeitet werden, spielt das der Konkurrenz in die Hände. Die Bündelung aller Informationen in der Box Content Cloud löst die Fesseln der bisherigen Dokumentenablage, vermeidet Redundanzen und verhindert Versionskonflikte. Klarheit und Kontrolle über alle Inhalte verschaffen Unternehmen mehr Zeit für das wirklich Wichtige: die Wertschöpfung und damit das Kerngeschäft. Gleichzeitig bedeutet der Wegfall wiederkehrender manueller Tätigkeiten weniger Handgriffe und damit geringere Kosten.
Mit der Lösung von Box und VersaFile modernisieren Unternehmen ihr dateibasiertes Ablagesystem in Richtung Cloud-Ära.
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Eine ineffiziente Content-Ablagestrategie bremst nicht nur die Wertschöpfung, sondern entpuppt sich auch durch hohe Betriebskosten oft als Kostenfalle. Box und VersaFile lösen das alte ECM-System ab und sparen so Lizenz-, Wartungs- und Infrastrukturkosten.
3. Tools konsolidieren
Marketing, Finance oder IT: In den Abteilungen haben sich zahlreiche Tools angesammelt. Sie wurden für bestimmte Unternehmensfunktionen entwickelt, folgen einer eigenen Logik und basieren oft auf einem spezifischen Ablagesystem. Der ständige Kontextwechsel am Arbeitsplatz belastet die Mitarbeitenden und führt zu Erschöpfung. Es ist an der Zeit, aufzuräumen und dem Tool-Wildwuchs Einhalt zu gebieten.
SAP-Anwender profitieren von einer integrierten Content-Management-Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten abdeckt: von der Erstellung und Freigabe von Dateien über die gemeinsame Bearbeitung und elektronische Signatur bis hin zur Klassifizierung und der rechtssicheren Aufbewahrung. Die Content Cloud von Box erfüllt all diese Anforderungen und ersetzt damit eine Vielzahl von Einzellösungen.
4. Content verknüpfen
Ob Migration von Inhalten, Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder Einhaltung der Compilance: Für jeden Prozess im SAP-System gibt es einen passenden Anwendungsfall in Box. Die Content Cloud, unterstützt die nahtlose Zusammenarbeit aller Beteiligten, steuert Audit- und Compliance-Prozesse, integriert Produktivitätsanwendungen und kann Inhalte neu verknüpfen. Durch den prozessübergreifenden Zugriff auf alle Inhalte in der Box Content Cloud lassen sich manuelle Workflows vollständig digital transformieren und optimieren.
5. SAP-Plattform optimieren
Durch die Integration der Cloud-basierten Content-Plattform von Box mit SAP ECC, S/4HANA und SAP Sales Cloud erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Inhalte. Die Funktionen von Box ermöglichen es, Arbeitsabläufe zu transformieren und ohne kostspielige Neuentwicklungen schnell einen Mehrwert zu erzielen. Davon profitieren alle SAP-Anwender, die ihre Geschäftsprozesse straffen, fundiertere Entscheidungen treffen und ihre Wettbewerbsposition verbessern wollen.
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