Dokumentenmanagement: Wie die Content Cloud zum Trumpf der IT-Kostenkonsolidierung wird

Kostenkonsolidierung: Mit der Verlagerung Ihrer Content-Plattform in die Cloud senken Sie Ihre IT-Kosten.


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Moderne Unternehmen haben Kollaboration und Kommunikation als Chance verstanden und dafür in digitale Arbeitsplatztechnologien und Cloud Services investiert. Sie ermöglichen neue flexible Arbeitsformen und verbessern die digitale Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg. Gleichzeitig haben sie die Anforderungen an das Dokumentenmanagement radikal verändert. Im Widerspruch dazu halten viele IT-Verantwortliche am bisherigen Enterprise Content Management (ECM) aus der Client-Server-Ära fest.

Das Kernproblem beim traditionellen Dokumentenmanagement: Während Anwendungen und deren Dokumente längst in der Cloud angekommen sind, bleibt es beim veralteten wie ineffizienten Speicherkonzept für die Unternehmensinhalte. Es basiert auf einer Architektur aus Ordnern und Dateien. Statt eine produktive Einheit und damit ein schlagkräftiges großes Ganzes zu bilden, fehlt es an der Integration von Tools und Workflows mit den zugrunde liegenden Daten.

Konkrete Folgen sind Medienbrüche und ein drastisch erhöhter Administrationsaufwand. Beides führt zu permanent steigenden IT-Kosten, weil das Problem nicht strukturell angegangen und damit nicht an der Wurzel gepackt wird. Die negativen Auswirkungen auf die IT-Budgets multiplizieren sich durch längere Bearbeitungszeiten und Effizienzverlust bei internen Prozessen – und solchen mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten.

Mit diesen Folgen im Blick nimmt das unternehmensweite Dokumentenmanagement eine Schlüsselrolle bei der Konsolidierung der IT-Kosten ein. Faustregel: Sie senken die Kosten und Komplexität, indem Sie alle Inhalte in die Cloud verlagern und alte Inhaltsspeicher ausmustern.

Eine kostenschonende Content-Lösung berücksichtigt sämtliche Aspekte und Prozesse rund um Dokumente, Fotos, Videos und andere Assets des Unternehmens. Sie arbeitet cloudzentrisch und bietet eine nahtlose Integration in andere Cloud-Anwendungen.

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Gleich, wie und wo Sie Inhalte erstellen oder speichern, verarbeiten, organisieren, teilen und sichern: Eine zeitgemäße Content-Cloud-Plattform wie die Content Cloud von Box schafft eine einheitliche Basis für die Zusammenarbeit aller Beteiligten und setzt sie auf den neuesten Informationsstand. Box ersetzt dazu die wartungsintensiven Alt-ECM-Systeme und stellt eine zentrale Content-Ebene für alle Anwendungen bereit. Über 1.500 App-Konnektoren bündeln das Box-System mit großen und kleinen Business-Anwendungen.

Zu den hohen Einspareffekten kommt ein Füllhorn an Administrations-, Security- und Governance-Features in der Cloud, die auch über Unternehmensgrenzen hinaus wirken. Und im Unterschied zu klassischen, weitgehend geschlossenen ECM-Systemen ist die Content Cloud von Box eine verbindungsfreudige Plattform.

Box hilft bereits über 77.000 Unternehmen bei der IT-Modernisierung und Migration in die Cloud – darunter sind auch 60 Prozent der Fortune-500-Unternehmen. Mit Box können sie bestehende lokale Dateifreigaben und Speichersysteme in die Cloud übertragen und damit die Administration, Sicherheit und Compliance durch zusätzliche Automatisierung optimieren.

Die IT-Ausgaben über eine moderne Content Cloud zu senken, ist einfacher, als Sie vielleicht denken.


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Wie genau senkt das agile Content Cloud Management von Box die Kosten für IT-Hardware sowie IT-Ressourcen? Die wirtschaftlichen Vorteile für Unternehmen errechnet eine Studie von Forrester Research anhand der relevanten Kennzahlen wie folgt:

IT-Kostensenkung Durch Ausmusterung veralteter Content-Management-Systeme ergeben sich, bei Probanden der Studie, Einsparungen von 900.000 US-Dollar bei den Hardwarekosten. Zudem wird Personal in der Größenordnung von 1,1 Mio. US-Dollar eingespart – das ergibt 2 Mio. US-Dollar über einen Zeitraum von drei Jahren.

Steigerung der Endnutzerproduktivität: Durch die Migration ihrer Inhalte in die Box Content Cloud sparen Mitarbeitende zwischen 12 und 36 Minuten an Arbeitszeit pro Woche ein. Über einen Zeitraum von drei Jahren ergibt sich so ein Produktivitätsgewinn von 8,8 Mio. US-Dollar (risikobereinigter Barwert).

Zeitersparnis durch Automatisierung: Die Beschleunigung wiederkehrender Arbeitsabläufe spart über einen Zeitraum von drei Jahren zusätzlich 152.000 Arbeitsstunden ein. Das ergibt einen Barwert von 3,5 Mio. US-Dollar.

Reduzierte Sicherheitsrisiken: Box minimiert die Gefahr von Datenschutzverletzungen. Über einen Zeitraum von drei Jahren berechnen die Analysten von Forrester das reduzierte Risiko auf einen Barwert von 580.000 US-Dollar.

Spareffekte bei Monitoring und Compliance: Die Content Cloud von Box erkennt automatisch unerlaubte Asset-Zugriffe. Binnen drei Jahren sparen IT-Teams einen Gegenwert von 237.000 US-Dollar an Zeit und Ressourcen für die Content-Überwachung ein. Weitere Einsparungen in Höhe von insgesamt 308.000 US-Dollar ergeben sich in den Bereichen Daten-Governance, Compliance-Management und Zertifizierungen.

Demnach hat Forrester herausgefunden: In Summe ergibt sich durch die Einführung der Box Content Cloud ein satter Barwert-Gesamtnutzen von rund 15,5 Mio. US-Dollar in einem Betrachtungszeitraum von drei Jahren.

Für die Total-Economic-Impact-Studie haben die Marktforscher echte Box-Anwenderfirmen befragt, die auf die Content Cloud von Box migriert sind. Dementsprechend praxisrelevant und hoch ist die Aussagekraft der Erkenntnisse.

Darüber hinaus nennt der Bericht eine Vielzahl weiterer, nicht quantifizierbarer Vorteile der Box-Content-Plattform, darunter:

  • Spürbare Entlastung der IT- und Sicherheitsteams
  • Verbessertes Mitarbeitererlebnis
  • Risikoreduzierung für Ransomware- und Malware-Attacken
 
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https://www.cio.de/a/wie-die-content-cloud-zum-trumpf-der-it-kostenkonsolidierung-wird,3696503

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