Doch nicht in jeder Abteilung gelingt die Umsetzung digitaler Prozesse gleich gut. So stellt etwa Christian Matz, Managing Director Germany bei Vass, oft fest, „dass Abteilungen, die historisch bedingt stark auf traditionelle Arbeitsweisen und papierbasierte Prozesse setzen, besondere Schwierigkeiten bei der Digitalisierung haben“. Dies betreffe etwa die Personalverwaltung, Buchhaltung, das Supply Chain Management (SCM) und den Vertrieb. Den Grund sieht Matz in der Komplexität ihrer Aufgaben und der Vielzahl bestehender Prozesse, die angepasst werden müssten. „Darüber hinaus haben Mitarbeiter in diesen Abteilungen oft eine lange Betriebszugehörigkeit und sind daher an bestimmte Arbeitsweisen gewöhnt“, meint der Experte.
Maximilian Hille, Head of Digital Advisory bei Cloudflight, sieht in Großunternehmen einen riesigen Digitalisierungsbedarf in der Produktion. Von der Anlagenautomatisierung bis zur digitalen Fertigung sei es ein sehr langer Weg und viele Unternehmen würden immer noch mit Papier und Medienbrüchen in der Prozesskette agieren, stellt er fest. Am Ende sei es aber auch häufig eine Budgetfrage und die Frage der Allokation, welche Unternehmensbereiche eher profitieren oder außen vorgelassen werden.
Einheitliche Cloud-Struktur
Auch im öffentlichen Sektor in Deutschland werden immer wieder die Hürden sichtbar, die der Digitalisierung im Wege stehen. „Die föderalen Strukturen erschweren es enorm, Veränderungen zügig umzusetzen“, weiß Christian Matz. „Es mangelt oft am gemeinsamen Willen und der überparteilichen Zusammenarbeit auf verschiedenen Ebenen.“ Die fehlenden digitalen Kompetenzen seien ebenfalls ein großes Problem. So hat auch die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie (DVS) noch die eine oder andere Hürde zu nehmen. Hinter der DVS verbirgt sich die Idee, dass verschiedene Behörden mit denselben Vorgaben arbeiten. Das soll nicht nur einen sicheren Datenaustausch, sondern auch eine effizientere Zusammenarbeit gewährleisten, auch wenn unterschiedliche Systeme verwendet werden. Die größte Herausforderung sieht Toni Stork, CEO von Ommax, hierbei in der extremen Komplexität des Vorhabens, weil es sowohl politisch als auch strukturell sehr anspruchsvoll sei. „Die Vielzahl der beteiligten Verwaltungen mit unterschiedlichen Interessen, Entscheidungsträgern und Datenschutzbeauftragten erschwert die Öffnung der Systeme und die Schaffung einer einheitlichen Cloud-Struktur.“
Entscheidend für den Erfolg eines Digitalisierungsprojekts ist die konsequente Umsetzung eines gemein beschlossenen Projektplans unter Berücksichtigung aller Annahmen und Beistellleistungen. Die Deutsche Verwaltungscloud-Strategie ist laut Matz keine Ausnahme und erfordere daher eine solide Planung und Umsetzung, um ihre Ziele zu erreichen.
Erleichterter Wissensaustausch
Eine wichtige Rolle im Rahmen der Unternehmensdigitalisierung über alle Abteilungen hinweg spielt ein IT-Strategie-Komitee. Dieses fungiert als leistungsfähiges Team und besteht laut Matz aus Mitgliedern der Geschäftsleitung und Fachspezialisten, die dafür Sorge tragen, dass die Digitalisierung im Rahmen der Unternehmensstrategie angemessen berücksichtigt wird. Es fördere dabei auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und erleichtere den Wissensaustausch. „Das Komitee sollte auf dem neuesten Stand sein und die Themen ‚Datenschutz‘, ‚Datensicherheit‘ und ‚Risiko-Management‘ im Auge behalten“, ergänzt Toni Stork, da diese Aspekte von entscheidender Bedeutung seien. Auch müsse es sicherstellen, „dass die Unternehmensziele im Rahmen der Digitalisierung und der technologischen Entwicklung effektiv erreicht werden und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet sind“.
Auch ist es ein absolutes Muss, alle übrigen Mitarbeiter in die Entscheidungen bzw. generell ins Change Management miteinzubeziehen. Denn: „Eine ganz wesentliche Säule der Digitalen Transformation ist der Bereich ‚Unternehmenskultur‘“, weiß Klaus Fetzer, Geschäftsführer für die Zielbranchen „öffentlicher Sektor“ und „Gesundheitswesen“ bei Arvato Systems. „Damit sich Technologien, Rollen, Zuständigkeiten und Kooperationsformen ändern können, müssen die Mitarbeiter Veränderungen gegenüber offen sein und einen großen Anpassungswillen haben.“ Wer seine Mitarbeiter durch Workshops, aktives Informationsmanagement und ähnliche Maßnahmen rechtzeitig auf Veränderungsprozesse vorbereite, hole sie auf dem Weg zur Digitalen Transformation nicht nur ab, sondern könne sie gleichzeitig auch motivieren, eigene Ideen zur Digitalisierung beizutragen.
Auch Toni Stork hält Schulungen, Weiterbildungen und Trainings für die Integration von Cloud-Technologien für unerlässlich. Eine allgemeine Lernkultur im Unternehmen sei dabei äußerst förderlich. Die Bereitstellung interner Online-Akademien, die durch Videos und Inhalte die Möglichkeit zur kontinuierlichen Weiterbildung biete, hält er für eine effektive Maßnahme, um das Wissen der Mitarbeiter zu erweitern. Auch das Thema „Künstliche Intelligenz (KI)“ sollte frühzeitig angegangen werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sind. Wenn die Mitarbeiter dann sehen, welche Erleichterungen und Vorteile die Digitalisierung in ihrem persönlichen Arbeitsalltag ermöglicht und welcher Nutzen dabei gleichzeitig für das Unternehmen entsteht, „stellt sich die Motivation für notwendige Veränderungen auch deutlich schneller und nachhaltiger ein“, ist Klaus Fetzer überzeugt.
Monitoring als Rückgrat
Neben einem IT-Strategie-Komitee und dem Change Management spielt auch das Monitoring eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen. So sollte der Fortschritt der entsprechenden Maßnahmen kontinuierlich überwacht und regelmäßig in Meetings präsentiert werden, „um den Entscheidungsträgern einen Überblick über den aktuellen Stand zu geben“, betont Stork. So sieht es auch Christian Matz: „Monitoring ist das Rückgrat, das sicherstellt, dass Entscheidungen nicht nur getroffen, sondern auch erfolgreich umgesetzt werden.“ Regelmäßiges Monitoring erlaube das Erkennen von Abweichungen und ermögliche ein Nachjustieren, falls es notwendig sei.
Unternehmen, die bislang noch keine zukunftssichere digitale Roadmap entwickelt haben, sollten rasch handeln. Matz rät, zunächst eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen digitalen Fähigkeiten und Schwächen zu machen. Dann sollten klare, realistische Ziele definiert werden, die durch digitale Technologien unterstützt werden können. „Es ist nie zu spät, Maßnahmen zu ergreifen“, so der Experte. Auch Stork rät Unternehmen, schnellstmöglich zu handeln, um einen möglichen Rückstand aufzuholen. Wenn Unternehmen bei der Umsetzung der Digitalisierung auf Hindernisse oder Schwierigkeiten stoßen, sollten sie externe Hilfe in Anspruch nehmen. Sinnvoll hält Maximilian Hille einen Partner, mit dem möglichst viele Aufgaben gemeinsam angegangen werden können – bei der Planung, Umsetzung und dem Übergang zu Betrieb und Wachstum. Damit könnten Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht mehrere Parteien einarbeiten, auf die Reise mitnehmen und koordinieren müssen. Natürlich steckt hinter Digitalisierung grundsätzlich Arbeit und Zeit, doch „ohne sie geht es nicht“, bringt es Klaus Fetzer abschließend auf den Punkt. „Werden deren Möglichkeiten nicht wahrgenommen, verspielt man seine Marktposition gegenüber Mitbewerbern.“