文書管理ソフト「楽々Document Plus」がクラウドサインと連携、契約書の締結と保管を電子化

住友電工情報システムは2021年5月25日、文書管理サーバーソフトウェアの新版「楽々Document Plus Ver.6.1」を発表した。同年6月4日から販売する。新版では、弁護士ドットコムの電子契約サービス「クラウドサイン」と連携して契約書の締結と保管をペーパーレス化できるようにした。価格(税別)は150万円から。  

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楽々Document Plusは、企業の文書を「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する、文書管理サーバーソフトウェアである(関連記事住友電工情報システム、文書管理ソフト「楽々Document Plus」新版、UIを刷新)。複数のファイルを1つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管する、という形をとる。Webアプリケーションとして動作する。

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 登録する「文書」には、「日付」や「作成者」といった任意の項目を属性として付与できる。全文検索(あいまい検索)のほか、文書の作成者や作成日といった属性による絞込み(属性検索)ができる。文書はドラッグ&ドロップ操作で登録できる。各部門に分散するファイルサーバーをまたがって閲覧・検索できる。複合機のスキャナ機能を使って紙文書を登録する使い方もできる。登録したファイルはOCR(光学文字認識)で処理するため、全文検索の対象となる。

 新版のVer.6.1では、電子契約サービス「クラウドサイン」との連携機能を追加した(図1)。これにより、契約書の申請から締結・保管までをシステム化できるようになった。図1:楽々Document Plusと電子契約サービス「クラウドサイン」を連携させられるようにした。契約書の申請から締結・保管までをシステム化できるようになった(出典:住友電工情報システム)
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 楽々Document Plus上で承認した契約書のPDFファイルをクラウドサインに自動でアップロードできるほか、クラウドサインでの契約結果を楽々Document Plusに自動で取り込める。また、クラウドサイン上で作成した契約書や、相手方から受信した契約書を、締結後に楽々Document Plusに自動で取り込める。

 楽々Document Plusの稼働環境は、以下の通り。稼働OSは、Windows Server。Webアプリケーションサーバーとして、Tomcatを使う。文書属性などを登録するデータベースサーバーとして、PostgreSQL、Oracle Database、SQL Serverのいずれかが必要。