So wird das Büro zum Heimathafen

Mit dem 20. März 2022 endete die erneute Homeoffice-Pflicht seitens der Regierung. Nicht alle Arbeitgeber pochen darauf, dass ihre Mitarbeiter umgehend zurück ins Büro kommen. Viele von ihnen wollen es auch gar nicht – zumindest nicht vollständig. Das liegt natürlich einerseits am fortlaufenden Infektionsgeschehen, andererseits haben viele Arbeitnehmer die Vorteile der Homeoffice-Arbeit lieben und schätzen gelernt und möchten diese nun nicht mehr missen. Auch die Gewinnung und Bindung von neuen Talenten ist mittlerweile oftmals an die Bedingung geknüpft ist, dass Arbeitgeber offen gegenüber hybriden Arbeitsmodellen sind.

Eine Ende März 2022 veröffentlichte Studie von Poly geht beispielsweise der Frage nach, wie sich Unternehmen auf die Zukunft des hybriden Arbeitens vorbereiten und welche Auswirkungen dies auf die Beziehung zwischen Arbeitgeber und -nehmer hat. Fast ein Fünftel (19 Prozent) der befragten Unternehmen erwartet, dass ihre Mitarbeiter Vollzeit ins Büro zurückkehren, während mehr als drei Viertel (77 Prozent) planen, das Büroerlebnis neu zu gestalten. „Die Unternehmen sind sich durchaus bewusst, dass ihre Strategie für hybride Arbeitsumgebungen der Schlüssel zur Bindung und Gewinnung von Talenten ist“, so Paul Clark, EMEA Managing Director bei Poly. „Während in der ersten Phase der Pandemie die Geschäftskontinuität für viele Unternehmen im Vordergrund stand, müssen sie sich jetzt darauf konzentrieren, ein hybrides Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Mitarbeiter an erster Stelle stehen, wenn sie sie nicht an die Konkurrenz verlieren wollen.“

Auch eine aktuelle Ricoh-Studie hat sich dem Thema angenommen und zeigt, dass mangelnde Planung und Investitionen in hybrides Arbeiten die erfolgreiche Rückkehr der skeptischen Arbeitnehmer zu gefährden drohen. So geben weniger als ein Fünftel der Befragten (16 Prozent) an, dass ihr Arbeitsplatz über Richtlinien für hybrides Arbeiten verfügt. Gleichzeitig erschweren unzureichende Technologien und kollaborative Arbeitsumgebungen die Verwirklichung von flexibleren Arbeitsformen.

Modern-Office-Konzepte

„Wir haben bereits seit langer Zeit – also schon deutlich vor der Corona-Pandemie – viel dafür getan, um die Arbeit an unseren Standorten attraktiv zu gestalten“, berichtet Marcus Metzner, CMO bei Arvato Systems, und zeigt damit, dass es auch anders geht. Beispielsweise wurden in seinem Unternehmen Modern-Office-Konzepte umgesetzt, die neben attraktiven Büros mit moderner technischer Ausstattung, höhenverstellbaren Schreibtischen etc. auch viele bestens ausgestattete Besprechungs- und Design-Thinking-Räume und große Kommunikationszonen bieten. Auch gibt es sogenannte Eltern-Kind-Büros, die so ausgestattet sind, dass Eltern bei Bedarf auch mal ihre Sprösslinge mit in die Firma bringen können. „All das sorgt dafür, dass Mitarbeiter auch gerne vor Ort sind und als Team miteinander arbeiten“, ist sich Metzner sicher. Darüber hinaus empfiehlt er z.B. Sportangebote wie lockere Lauftreffs oder gesundheitsorientiere Kurse unter fachlicher Anleitung. Das seien natürlich Dinge, die im Homeoffice so nicht möglich wären und die dabei helfen, die Firmenstandorte ein Stück weit zum Heimathafen für die Mitarbeiter zu machen.

Bei der Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH können die Mitarbeiter trotz Ende der Homeoffice-Pflicht weiterhin selbst entscheiden, ob und wie oft sie im Büro arbeiten möchten. Es wurde jedoch gemeinsam entschieden, die Rückkehr von verschiedenen Mitarbeiterteams und Verantwortungsbereichen ins Office zumindest anzuregen, denn „wirklich innovative Ideen lassen sich nicht immer in den gleichen vier Wänden entwickeln“, findet Geschäftsführerin Eva Neumann. Deshalb hat sich auch ihr Unternehmen schon vor Corona zu einem großen Schritt entschlossen und „ein völlig neuartiges Arbeitsumfeld gebaut: ein Innovationszentrum im alpenländischen Baustil, mitten in der Idylle der bayerischen Voralpen“. Diese neue Arbeitswelt 4.0 sei kombiniert mit schönen Grünflächen im Außenbereich, Terrassen mit Pizzaofen und Grill für den Feierabend, einem kleinen Wellnessbereich mit Sauna und einem Campingfass zum Übernachten, wenn die Projekte mal wieder länger dauern als geplant.

Wunsch nach persönlichem Austausch

„Der Raum muss den Ton angeben und die Werte des Unternehmens unterstreichen“, knüpft Sébastien Marotte von Box an. „Das haben unsere Büros schon immer getan – mit gemeinschaftlichen Räumen für Brainstormings, Ruhezonen wie unseren ‚Zen-Räumen‘, Zoom-Räumen für die Verbindung zwischen dem Büro und zu Hause und allgemeinen Annehmlichkeiten am Arbeitsplatz wie Mittagessen, Snacks, Kaffee und mehr.“ Dahinter stehe die Absicht, so der President EMEA, Spaß und Produktivität miteinander zu verbinden. Im Ergebnis freuen sich die Mitarbeiter darauf, ein paar Mal pro Woche im Büro zu sein.

Auch HP bietet unterschiedliche Initiativen an und hat an einigen Standorten seine Büroumgebungen an die neuen Anforderungen angepasst, um viele Mitarbeiter wieder ins Büro zu holen. Bernhard Fauser, Managing Director Central Europe, erläutert: „Wir haben Schreibtische reduziert und Kollaborationsflächen geschaffen. Der persönliche Kontakt – sei es mit Kollegen, Kunden oder Partnern – ist und bleibt einer der wichtigsten Gründe für die Rückkehr ins Büro.“ In Gesprächen wurde ihm immer der Wunsch nach persönlichem Austausch reflektiert, wenn es um die Nachteile des Homeoffice ging. Innovative Bürokonzepte könnten seiner Ansicht nach einen zusätzlichen positiven Beitrag zur Mitarbeiterakzeptanz leisten.

Sichere Technologien gefordert

Ob nun zu Hause oder im Office – alle Mitarbeiter sollten letztlich den gleichen Zugang zu digitalen Technologien haben und auf dieselbe Weise am Unternehmensalltag partizipieren können. Ein einfacher Wechsel zwischen Homeoffice und Büro kann laut Marco Meier von Ringcentral durch Plattformlösungen, die sowohl Instant-Messaging als auch Cloud-Telefonie und Videokonferenzen abdecken, erreicht werden. „Weder die Mitarbeiter außerhalb des Büros noch diejenigen im Büro dürfen sich dabei durch die genutzten Technologien benachteiligt fühlen“, betont der Regional Vice President Sales für die DACH-Region.

„Ohne eine gute Ausstattung und entsprechende Systeme funktionieren moderne Arbeitsplatzkonzepte natürlich nicht“, findet auch Marcus Metzner. Das gelte insbesondere für einen hybriden Ansatz, der sowohl mobiles Arbeiten als auch die Arbeit vor Ort berücksichtige. Für besonders wichtig hält er Collaboration-Tools, die eine gute Zusammenarbeit ermöglichen – beispielweise Microsoft Teams. Zudem sei gerade die Ausstattung in Besprechungsräumen wichtig – sie sollte darauf ausgelegt sein, auch hybride Meetings in wirklich guter Audio- und Videoqualität zu ermöglichen.

Laut Marco Meier geht der Trend in Richtung „Unified Communications aus der Cloud“. Beim Wechsel in die Cloud empfiehlt er eine durchdachte Migrationsstrategie. „Verantwortliche müssen zudem definieren, ob sie alle Anwendungen und Dienste bei einem einzigen Cloud-Anbieter beziehen wollen oder ob sie mehrere Cloud-Partner ins Boot holen“, so der Regional VP Sales. Seiner Ansicht nach könnten zugleich innerhalb der Organisation Widerstände gegen die Cloud-Einführung auftreten. Denn Mitarbeiter sträuben sich häufig gegen strukturelle Veränderungen. Wichtig sei es daher, alle involvierten Parteien in die Planungen und Projektfortschritte miteinzubeziehen.

Es gibt allerdings auch noch andere Schattenseiten: In den vergangenen Jahren hat die Zahl der Cyberangriffe ein neues Allzeithoch erreicht. Daher muss IT-Sicherheit in einer hybriden Arbeitsumgebung, in der die Hardware größtenteils außerhalb der Unternehmensmauern eingesetzt wird, „völlig neu gedacht werden“, betont Bernhard Fauser und empfiehlt daher die Integration von verlässlichen Sicherheitskonzepten.

Zufriedene Mitarbeiter

Nun stellt sich noch die Frage, welchen Einfluss moderne, hybride Arbeitsmodelle letztlich auf Themen wie Personalfluktuation, Mitarbeiterproduktivität sowie -gesundheit ausüben. Genau dieser Frage ist Ringcentral zusammen mit dem Marktforschungsinstitut Ipsos vergangenes Jahr auf den Grund gegangen. Dabei hat sich gezeigt, dass ein knappes Viertel der Vollzeitbeschäftigten in Deutschland bei der Arbeit jetzt glücklicher ist als vor der Pandemie. Besonders Arbeitnehmer mit Kindern sollen von der Umstellung auf hybride oder Homeoffice-Arbeitsplätze profitiert haben. Denn so haben sie die Möglichkeit, den Arbeitsalltag an die aktuelle Lebenssituation anzupassen. Der kurze Kontakt mit der Familie am Tag zwischen Meetings – für Bernhard Fauser von HP ist das „zusätzliche Qualitätszeit“ während seiner Arbeitswoche. „Flexibilität und Eigenverantwortung steigern die Motivation“, spricht er aus Erfahrung.

Ähnlich sieht es Eva Neumann: „Stimmen das Arbeitsumfeld und die Work-Life-Balance, trägt das zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.“ Ihr Unternehmen habe damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Das sei auch ein Grund, warum der Fachkräftemangel für das Beratungsunternehmen fast kein Thema mehr sei.

Ende der Homeoffice-Pflicht

Seit dem 20. März 2022 können Unternehmen ihre Mitarbeiter wieder zurück ins Büro rufen. Doch nicht nur aufgrund der nach wie vor hohen Infektionszahlen ist die Vorstellung, wieder jeden Morgen ins Büro zu fahren, für viele Arbeitnehmer unattraktiv. Im vergangenen Jahr fand eine Studie von Citrix beispielsweise heraus, dass unter den Digital Natives die Mehrheit (65 Prozent) künftig dauerhaft oder überwiegend Zuhause arbeiten möchte. Allerdings: Unter den befragten Führungskräften glauben fast genauso viele (64 Prozent), dass die jüngeren Arbeitskräfte vor allem oder ausschließlich im Büro arbeiten möchten.

Quelle: Citrix

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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