Content Management: SAP S/4HANA – So gelingt die Content-Migration in die Cloud

 

 

Unstrukturierte Daten – wie Videos, Bilder, Präsentationen oder Social Media Posts – sind ein Paradoxon in der Geschäftswelt: Sie sind die treibende Kraft der digitalen Transformation und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen für Unternehmen. Digitalisierung, Kommunikation und Kollaboration haben die Menge an unstrukturierten Inhalten exponentiell ansteigen lassen – und täglich kommen unzählige neue Dokumente hinzu.

Das weltweite Datenvolumen wird sich laut IDC zwischen 2022 und 2026 voraussichtlich verdoppeln. Bereits 2025 werden voraussichtlich 80 – 90 Prozent davon unstrukturierte Daten sein, wie IDC in diesem Whitepaper beschreibt.

Mit der anstehenden Umstellung auf SAP S/4HANA müssen sich Entscheider nun dringend mit der Datenmigration auseinandersetzen. Gerade der unstrukturierte Content stellt dabei eine der größten Hürden dar. Der Grund: Die Speicherkosten in S/4HANA sind hoch und unstrukturierte Daten belegen viel Speicherplatz.

 

 

Daten, die innerhalb von Unternehmenssoftware generiert werden, sind häufig strukturiert und können daher leicht mit den Werkzeugen einer bestehenden SAP-ERP-Umgebung erfasst und verwaltet werden. Unstrukturierte Informationen aus Office-Dokumenten, Mails, Chats oder anderen Kanälen lassen sich hingegen nicht kosteneffizient innerhalb der SAP-Business-Suite verarbeiten. Und auch das SAP-System selbst erzeugt viele unstrukturierte Dokumente, zum Beispiel Rechnungen. Diese nehmen ebenfalls viel Speicherplatz in Anspruch und müssen daher archiviert werden.

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem klassischen Kundenprozess diese Daten nutzen können, werden sie nach dem bisherigen Verfahren angehängt und damit in den passenden Kontext gestellt. Die meisten Unternehmen nutzen dazu einen lokalen Content Server und stellen die Verbindung zum SAP-System über ArchiveLink her. Diese bewährte Form der Asset-Anbindung entpuppt sich auf dem Weg zu SAP S/4HANA als tickende Zeitbombe: Mit der Echtzeit-ERP-Suite ändert sich das Datenbankmodell und dies wirkt sich auf die Art und Weise aus, wie Anwender Dokumente anhängen können.

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Viele Unternehmen nutzen die Umstellung auf die neue SAP-Generation, um den Betrieb in die Cloud zu verlagern, Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Tür zu einer neuen Arbeitswelt aufzustoßen. Das Ziel: Die Organisation auf Innovation, Wertschöpfung und Nachhaltigkeit auszurichten und die Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln. Doch ausgerechnet in der Cloud-Infrastruktur unterstützt SAP die ArchiveLink-Schnittstelle nicht mehr. Der offene und herstellerunabhängige Standard CMIS (Standard Content Management Interoperability Services) löst das ArchiveLink-System ab.

Der Druck auf Führungskräfte in die Cloud zu migrieren, ist enorm, denn ein “Weiter so” gibt es nicht: Bis Ende 2027 soll die Umstellung der ERP-Systeme auf S/4HANA nach SAP-Vorgaben abgeschlossen sein. Der Bedarf an Prozessautomatisierung, Echtzeitanalysen und schnellen Finanzabschlüssen seitens der Fachabteilungen, des Managements und des Wettbewerbs erhöht den Handlungsbedarf weiter.

Dennoch haben erst 29 Prozent der SAP-Anwender umgestellt, wie die SAPinsider-Community herausgefunden hat. Die Gründe sind nachvollziehbar: Die Implementierung von SAP S/4HANA ist mit einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden. Sie bindet Personal und verursacht hohe Kosten, denn mit der ERP-Umstellung geht im Idealfall eine strukturelle Business-Transformation einher. Daraus ergeben sich vielfältige Chancen für das gesamte Unternehmen – doch wie stellen die Verantwortlichen den Erfolg der SAP-Migration sicher?

 

Im Sinne einer ganzheitlichen Transformation und des riesigen Potenzials, das unstrukturierte Daten im Umfeld von SAP S/4HANA bieten, ist die Entwicklung einer zukunftsorientierten Content-Management-Strategie eine der vordringlichsten Aufgaben. Viele der alten On-Premises- und kundenspezifischen Archivsysteme haben ohnehin das Ende ihrer Lebensdauer erreicht oder werden zu teuer, um sie weiter zu betreiben. Der Wechsel auf S/4HANA bietet die Gelegenheit, eine moderne CMS-Technologie einzuführen und Workloads in die Cloud zu verlagern.

Box und VersaFile haben eine Cloud-basierte Content-Management-Lösung für SAP entwickelt, die sich in SAP-Systeme bis hin zu S/4HANA integriert und eine flexible, zuverlässige und sichere Plattform für alle Inhalte bietet.

• Die Content Cloud von Box führt Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort zusammen – und ermöglicht die Nutzung der Daten auch außerhalb von SAP-Prozessen. So schützt die Box Content Cloud das Unternehmenswissen und wird zum Trumpf bei der nahtlosen Zusammenarbeit von interdisziplinären Teams, Kunden und Geschäftspartnern.

• Docuflow von VersaFile verknüpft die Box Content Cloud vollständig mit SAP und modernisiert auch alte Archivsysteme.

Angesichts massiv steigender Informationsmengen ergeben sich durch die Lösung wichtige strategische Vorteile für den SAP-Betrieb und die S/4HANA-Umstellung: Die Content Cloud löst das Kernproblem des traditionellen Dokumentenmanagements, indem sie die Informationen von Anwendungen, Dateisystemen und Speichermedien entkoppelt. Das erhöht die Transparenz und Kontrolle über Unternehmensdaten und sorgt für eine einheitliche Speicherung und Bereitstellung im SAP-Umfeld. Gleichzeitig sinken die SAP-Unterhaltskosten dauerhaft.

Bei der SAP S/4HANA-Migration wirken Box und VersaFile als Tempomacher: SAP-Nutzer können ihren Informationsbestand bereits im Vorfeld konsolidieren, Datensilos auflösen und die Content-Qualität optimieren. Das minimiert Migrationsrisiken, beschleunigt die Implementierung und reduziert unerwünschte Auswirkungen auf die Mitarbeitenden.

Viele Unternehmen denken darüber nach, ihre Geschäftsprozesse schlanker, effizienter und agiler zu gestalten. Automatisierung soll dabei Prozesse beschleunigen, die sonst manuell ablaufen. Oft scheitern die Pläne an den hohen Entwicklungskosten. Mit Box und VersaFile lassen sich SAP-Workflows durchgängig digital, transparent und skalierbar gestalten. Mit den codefreien Lösungen erzielen SAP-Anwender schnell Mehrwerte. Die einheitlichen Prozesse helfen Unternehmen, ihre Teams auf gemeinsame Ziele auszurichten und gleichzeitig Compliance- und Governance-Anforderungen zu erfüllen. So werden Ressourcen frei, die zur Optimierung der Wertschöpfung beitragen.

Wie Sie manuelle SAP-Prozesse eliminieren und Ihre Cloud-Journey beschleunigen, zeigen Ihnen die Box- und VersaFile-Experten im Computerwoche-Webcast.

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