ITD: Herr Adie, Dokumenten-Management-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung – Welche Rolle spielt hier der Faktor Nachhaltigkeit?
James Adie: Das Thema „Nachhaltigkeit“ ist ein wichtiger Faktor, der in allen Digitalisierungsprojekten mitgedacht werden sollte. Immer mehr Unternehmen tun dies inzwischen und gehen so mit gutem Beispiel voran. Mit Blick auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS) spielen die vielen tausend Seiten gedruckter Belege eine enorm wichtige Rolle: Teams, die ein DMS nutzen, können auf digitale Prozesse setzen und sparen so große Mengen an Papier. Hinzu kommt die digitale Archivierung: Die benötigte Lagerfläche für Akten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben eine längere Zeit aufbewahrt werden müssen, muss unterhalten werden und ist dann ausschließlich dazu gut, Dokumente zu beherbergen, die auch digital ohne großen Aufwand sicher archiviert werden könnten. Und ein DMS trägt außerdem dazu bei, das Personal zu entlasten, indem es die Mitarbeiter von wiederkehrenden Routineaufgaben befreit und ihnen die Möglichkeit gibt, sich mit wirklich wichtigen Projekten aktiv am Unternehmenserfolg zu beteiligen. Betriebe mit digitalen, effizienten Prozessen schaffen sich einen Wettbewerbsvorteil und sichern ihren Erfolg langfristig.
ITD: In welchem Umfang lassen sich durch die Implementierung eines DMS Ressourcen einsparen?
Adie: Das Potenzial zur Ressourcenschonung hängt vom jeweiligen Unternehmen ab und ist damit sehr unterschiedlich. Allerdings lässt sich sagen, dass papierlastige Branchen und Geschäftsprozesse am meisten davon profitieren, wenn die Verarbeitung von Dokumenten digitalisiert wird. Zudem enthalten beispielsweise Versicherungsformulare, Krankenakten und Kundendokumente eine Fülle an Informationen über Kundenbedürfnisse und -verhalten, die ohne strukturierte Erfassung und Analyse für das jeweilige Unternehmen nutzlos bleiben, statt zu einem besseren Kundenverständnis und individuelleren Serviceangeboten zu verhelfen.
ITD: Welche konkreten Abläufe könnten mit einem digitalen DMS effizienter gestaltet werden?
Adie: Je papierlastiger der Ablauf, umso stärker profitiert er von einem digitalen DMS und der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP – Intelligent Document Processing). Posteingang, Buchhaltung und Personalabteilung sind die gängigsten Anlaufstellen für eine merkliche Effizienzsteigerung. Ein Praxisbeispiel aus unserem Kundenkreis zeigt die Dimensionen deutlich: Im Falle eines großen Vertriebshändlers für Bodenbeläge erhielt das Team täglich etwa 2.000 bis 2.500 Rechnungen – das sind bis zu 650.000 Belege pro Jahr. Für die manuelle Bearbeitung brauchte das Unternehmen fünf Mitarbeiter in der Buchhaltung sowie einen weiteren in der Poststelle, um die Belege zu scannen, PDFs und E-Mails für die Ablage auszudrucken und die Dokumente zur Prüfung an die Kollegen weiterzugeben. Das dauerte etwa 40 Stunden wöchentlich. Die Einführung von Ephesoft Transact digitalisierte diesen Prozess und reduzierte den manuellen Aufwand auf acht bis zehn Stunden pro Woche. Hinzu kommt eine deutlich reduzierte Fehlerquote, weil etwa 85 Prozent der Rechnungen direkt durch das System laufen, ohne dass eine Validierung erforderlich ist.
ITD: Welche Fehler unterlaufen großen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Büros am häufigsten?
Adie: Digitalisierung ist ein laufender Prozess, kein einmaliges Projekt. Einige Teams wollen zu schnell zu viel und verzetteln sich auf diesem Weg rasch. Im Grunde ist die Einführung eines DMS ein guter Anfang, um digitale Prozesse für die eigene Organisation zu nutzen, denn ein solches System lässt sich mit überschaubarem Aufwand implementieren und zeigt schnell messbare Verbesserungen. Ist der erste Schritt gemacht, können Unternehmen auf diese Erfahrungen aufbauen und weitere Initiativen in Angriff nehmen.
ITD: Wo stehen die Unternehmen in Deutschland aus Ihrer Sicht aktuell, wenn es um digitales Dokumenten-Management geht?
Adie: Dazu haben wir kürzlich eine Umfrage durchgeführt, die spannende Einblicke liefert. Einige Unternehmen beschäftigen sich bereits mit dem Thema Hyperautomatisierung: 36 Prozent sehen in diesem Umfeld Intelligent Document Processing als eine wichtige Technologie, sind also einen Schritt weiter als das reine digitale Dokumenten-Management. Mit ihren Digitalisierungsinitiativen wollen sie schnellere, automatisierte Prozesse gestalten, die Datenqualität erhöhen und Kosten reduzieren. Zudem spielen effiziente Entscheidungsprozesse, positive Kundenerfahrungen und die Steigerung der Compliance eine wichtige Rolle.
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Digitales Dokumenten-Management ist eines der grundlegenden Tools, um die Automatisierung voranzutreiben. 29 Prozent der deutschen Unternehmen haben laut unserer Umfrage bereits ein Viertel ihrer Prozesse automatisiert und bei 19 Prozent der Befragten sind es sogar schon die Hälfte aller Abläufe. Moderne Unternehmen benötigen Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen und Kunden sowie Partnern passgenaue Dienstleistungen anbieten zu können. Diese Informationen sind oft schon vorhanden, können aber in ihrer aktuellen Form nicht genutzt werden. Ein digitales DMS hilft genau an diesem Punkt, indem es bisher verborgene Daten nutzbar macht und damit einen echten Mehrwert für strategische Entscheidungen und das Unternehmenswachstum schaffen kann.
Bildquelle: Ephesoft