Führungskräfte müssen hybride Meetings effizient und zielführend gestalten. Mit diesen 6 Tipps gelingt es.
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An hybriden Meetings kommen moderne Unternehmen nicht mehr vorbei: Immer mehr Mitarbeitende, aber auch Vertriebs- und Servicepartner, Dienstleister, Auftragnehmer und Kunden arbeiten orts- und zeitvariabel. Das flexiblere Arbeitsumfeld verändert auch die Rahmenbedingungen für Meetings und Kundengespräche: Nur selten versammeln sich noch alle Teilnehmenden am selben Ort, es sei denn, Verantwortliche machen entsprechende Vorgaben. Hybride Meetings, bei denen ein Teil im Büro oder Konferenzraum anwesend ist und der andere Teil per Videokonferenz zugeschaltet wird, sind die Königsdisziplin unter den Meetings. Damit auch diese halb-virtuellen Konferenzen effizient und erfolgreich stattfinden können, ist eine neue Art der Planung, Vorbereitung und Umsetzung notwendig.
So gut wie jedes Meeting lässt sich hybrid durchführen, etwa Team- und Mitarbeiterbesprechungen, Kunden- und Verkaufsgespräche, Vertriebsbesprechungen oder Abstimmungen mit Geschäftspartnern. Führungskräfte sind nun gefragt, hybride Besprechungen effizient und erfolgreich zu leiten. Das neue Besprechungskonzept unterscheidet sich deutlich von reinen Videoanrufen oder klassischen Face-to-Face- Besprechungen. Meetings mit anwesenden und remote zugeschalteten Teilnehmern erfordern neue Technologien, neue Prozesse und neue Ziele.
Die Herausforderung für Entscheider besteht darin, alle Teilnehmenden gleichermaßen in die Besprechung einzubeziehen, um ein optimales Ergebnis zu erhalten. Weil jedes hybride Meeting individuelle Anforderungen stellt, benötigen Unternehmen eine cloud-basierte Plattform als Grundlage für die Zusammenarbeit, die in allen denkbaren Umgebungen funktioniert.
Mittelständische Unternehmen und Konzerne setzen bei hybriden Meetings auf die All-in-One Kommunikationsplattform von Zoom. Die folgenden Tipps helfen Verantwortlichen, ihre Meetings und Kundengespräche produktiv durchzuführen.
Die Mischung aus Videokonferenzen und Vor-Ort-Besprechungen verlangt die richtige Ausstattung. Nur dann sind alle im Raum und bei den Remote-Teilnehmern gleichermaßen präsent. Im Wesentlichen benötigen Sie ein technisches Rahmenwerk, um die Verbindungen zu schaffen, die hybride Arbeit ausmachen. Moderne All-in-one Kommunikationsplattformen wie Zoom bieten Ihnen dafür alle Funktionen, die Sie benötigen.
Zoom One vereint Chat-, Telefon-, Meeting- und Whiteboard-Lösungen sowie andere Funktionen. Die Plattform bietet Ihren Teams zahlreiche Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Zoom One wurde speziell für kollaboratives Arbeiten entwickelt, um eine intelligentere Zusammenarbeit zu ermöglichen und Projekte schneller zum Ziel zu bringen. Zoom Rooms macht Unternehmen startklar für hybride Meetings in HD-Qualität aus dem Konferenzraum.
Hybride Meetings sind ineffizient, wenn sie ungeplant und unvorbereitet sind. Mit einer vorab geteilten Agenda steuern Sie die relevanten Themen und schaffen Struktur.
Laden Sie die Teilnehmenden rechtzeitig ein und reservieren Sie den passenden Konferenzraum. Zoom Rooms vereinfacht die Raum- und Workspace-Verwaltung und hilft Ihnen, den für Ihre Besprechung passenden Raum auszuwählen und sofort zu reservieren. Mit der Freigabefunktion in Zoom One teilen Sie die Agenda während des Meetings. Das hilft, dem roten Faden zu folgen und Teilnehmende auf wichtige Besprechungspunkte zu fokussieren.
Die Zoom-Plattform für hybride Meetings schafft ein einheitliches Erlebnis für alle Teilnehmenden – sowohl vor Ort als auch remote zugeschaltet.
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Gespräche entwickeln viel mehr Dynamik, wenn sich die Teilnehmenden sehen. Eine Grundregel für hybride Meetings lautet daher: Kamera an! Egal ob vor Ort oder zugeschaltet: Jeder Teilnehmende muss seine Kamera aktivieren. So erhöht sich die Aufmerksamkeitsspanne deutlich.
Sprechen und blicken Sie beim Präsentieren die Teilnehmenden in beiden Welten an: Die Personen im Raum ebenso wie die Kamera für Ihre zugeschalteten Videonutzer. Augenkontakt ist ein wesentlicher Bestandteil zwischenmenschlicher Verbindung – ob persönlich oder virtuell. Ein intensiver Augenkontakt vermittelt Nähe und regt das Gehirn an, den Neurotransmitter Dopamin auszuschütten. Dieser sorgt für eine positive Erwartungshaltung und Optimismus – und damit für optimale Meeting-Rahmenbedingungen.
Remote-Teilnehmer haben naturgemäß nur eingeschränkte Sicht auf den Besprechungsraum. Das schränkt die Möglichkeiten für direkte Blickkontakte und in Folge für die so wichtige nonverbale Kommunikation ein. Die Smart Gallery von Zoom Rooms nutzt modernste Hardware und künstliche Intelligenz für die optimale Einbindung der Teilnehmer. Das System erkennt die im Konferenzraum anwesenden Personen und bildet jede mit einem eigenen Videobild ab – ebenso wie die zugeschalteten Teilnehmer. Damit sind alle Mitwirkenden gleichberechtigt zu sehen. Die Folge: Mitarbeiter ergreifen eher das Wort, interagieren und arbeiten besser zusammen – unabhängig davon, ob sie vor Ort oder remote teilnehmen.
Fördern Sie eine aktive Diskussion, indem Sie alle Beteiligten dazu ermutigen, sich einzubringen. Nehmen Sie im Gespräch eine führende Funktion ein, ohne sich in den Vordergrund zu drängen. Stellen Sie Fragen, hören Sie zu und bringen Sie Argumente auf den Punkt.
Legen Sie einen Moderator und/oder Co-Moderator fest, der On- und Offline dabei ist. Er begrüßt die Teilnehmenden, startet mit lockeren Fragen in die Runde und vermittelt bei Konflikten.
Während der Besprechung verfolgt der Moderator die Agenda und überwacht Wortmeldungen. Aufgrund der Barrieren für Remote-Teilnehmer muss er im Meetingraum als deren Unterstützer agieren und bewusst auf zugeschaltete Personen achten, damit diese zu Wort kommen.
Mit Zoom schaffen Sie die perfekte Umgebung für hybrides Arbeiten. Meetings, Chat, Telefon, Webinare und Räume funktionieren auf nahezu jedem Gerät. Mit der All-in-one-Kommunikationsplattform können Mitarbeiter überall produktiv sein.
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Skizzieren Sie Ideen und Prozesse nur mit digitalen Tools. So kann jeder im Besprechungsraum und am Remote-Bildschirm Ihre Aufzeichnungen permanent im Blick behalten. Zoom bietet dafür das digitale Zoom Whiteboard an. Es unterstützt Sie bei Brainstormings, Ideensammlungen und Vertriebsmeetings. Auf dem Zeichenbereich halten Sie Notizen fest, veranschaulichen Konzepte durch Skizzen und zeichnen Diagramme.
Beenden Sie die Agenda mit einer kurzen Retrospektive und den sich ergebenden Aufgaben. Die Zusammenfassung bringt alle Teilnehmenden auf den gleichen Stand. Nach dem Meeting teilen Sie eine digitale Videoaufzeichnung der Besprechung in der Cloud. Mit den Aufnahmefunktionen und den automatischen Transkriptdateien in Zoom One genügen dazu wenige Mausklicks. So ist für jeden transparent, was besprochen wurde – auch Personen, die nicht teilnehmen konnten.
Ist Ihr Unternehmen bereit für hybride Meetings? Zoom unterstützt Sie mit Tools, Ideen und Workflows bei Ihrem Umstieg. Mehr erfahren Sie im On-Demand-Webinar “Soft Skills für erfolgreiche Online- und hybride Meetings”.