HR und Finance: Designit profitiert von einheitlichen Daten in der Cloud

Christine Leitgeb arbeitet als Global Lead Financial Controller bei Designit , einer Agentur mit über 550 Mitarbeitern und Tochter des Wipro-Konzerns. In der Vergangenheit hatten Leitgeb und ihr Finanzteam damit zu kämpfen, dass sich die Daten in unterschiedlichen Systemen befanden, sie unvollständig oder veraltet waren.

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 Ein Reporting war kompliziert und sehr zeitaufwändig. Leitgeb erinnert sich: “Früher waren wir im Finance-Bereich noch sehr analog unterwegs, viele Prozesse waren manuell. Wir wünschten uns, digitaler und damit papierloser zu arbeiten.”

Nach der Entscheidung, die Finanz– und HR-Systeme in das Cloud-System von Workday zu verlagern, erlebte die Organisation einen großen Wandel. Statt Datensilos zwischen den einzelnen Abteilungen greifen jetzt HR und Finance auf die gleichen Daten zu. “Die Konsolidierung und Vereinheitlichung der Daten hat vieles transparenter gemacht”, sagt Controllerin Leitgeb. Auch für die Beschäftigten in den Abteilungen änderte sich einiges: “Statt nur einmal die Daten einzugeben, arbeiten die Mitarbeiter jetzt kontinuierlich mit dem System.”Christine Leitgeb, Designit: „Früher waren wir im Finance-Bereich noch sehr analog unterwegs, viele Prozesse waren manuell. Wir wünschten uns, digitaler und damit papierloser zu arbeiten.“
Foto: Christine Leitgeb

Die Führungskräfte wurden schon vor der Einführung des neuen Systems an eingebunden, so Leitgeb: “Wir haben gemeinsam mit dem Management überlegt, wie ihre Dashboards aussehen sollen, denn sie wollten die Daten schnell und einfach dargestellt haben. Sie sind ja oft unterwegs, haben wenig Zeit.” Heute liegen ihnen die Daten des abgeschlossenen Vormonats bereits am Monatsanfang vor. Vor dem Umstieg in die Cloud konnten die Controller die Daten erst zur Monatsmitte liefern.

Laut Einschätzung von Leitgeb spart Designit heute 50 bis 70 Prozent der alten manuellen Prozesse ein. Zuvor musste man lernen, die alten Prozesse loszulassen und ganz neu zu denken. Das ist ganz im Sinne von Workday-Manager Frank Mens: “Es bringt nichts, ein neues System über die alten Prozesse zu stülpen. Stattdessen empfehle ich ein Loslassen und die Chance zu ergreifen, bestimmte Abläufe zu automatisieren und neu zu denken.” Bei Designit läuft heute vieles automatisiert ab, etwa die Erfassung und Zahlung von Rechnungen: Hier liest die OCR-Software die PDFs, spielt die Daten in das entsprechende Feld ins Workday-System, das die Zahlung automatisch abwickelt.Designit implementierte die Cloud-Lösung innerhalb von sieben Monaten in elf Ländern.
Foto: Designit

“Wir sind positiv überrascht, wie viel Zeit wir mit der Umstellung einsparen”, so das Fazit von Leitgeb. “Diese Zeit können wir mit dem gleichen Team für weitere Aufgaben nutzen, etwa für Business Controlling.” Bevor man sich für den Umstieg in die Cloud entscheidet, sollte der Kunde zu Beginn des Projektes sein Steuerungsmodell und die entsprechenden KPI's festlegen, mit denen er seinen Geschäftserfolg messen will, empfiehlt Frank Mens: “Dieses Kernmodell, wir nennen es Financial Data Modell, das sollte gut überlegt sein.” Workday stellt dem Kunden dann best practice gestützte Prozesse in einer Umgebung zur Verfügung, in der bereits ausgewählte Kundendaten hochgeladen sind. So könnten sie verschiedene Lösungen ausprobieren und besser diskutieren.

Designit implementierte die Cloud-Lösung innerhalb von sieben Monaten in elf Ländern. Ein Erfolgsfaktor sei laut Leitgeb gewesen, dass man keine finale, perfekte Lösung zum Go Live hat einführen wollen, sondern diese Lösung gemeinsam Schritt für Schritt entwickelte.