Mit digitaler Technologie die Zusammenarbeit optimieren

Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams werden im Homeoffice zum Mittelpunkt der Arbeit – und können inzwischen sogar die klassische Telefonanlage ersetzen. Die Zusammenführung von Telefonie, Chat und Videokonferenzen auf einer zentralen Plattform vereinheitlicht das Kommunikationserlebnis.

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Fast ein Drittel der berufstätigen Nutzer von Videokonferenzplattformen führt im Schnitt fünf bis zehn Videotelefonate am Tag – zu diesem Ergebnis kommt der Branchenverband Bitkom in einer aktuellen Studie. Lösungen für Videokonferenzen sind in vielen Unternehmen fester Bestandteil der Kommunikation und haben ihren Ruf als temporäre Übergangslösung für das Homeoffice längst abgeschüttelt. Die Bedürfnisse vieler Arbeitnehmer lassen erahnen, dass der Bedarf an digitalen Kollaborationsplattformen auch über die Pandemie hinaus Bestand haben wird: Laut einer Umfrage von Appinio möchten 67 Prozent der Befragten zukünftig zwischen Büro und Homeoffice wechseln – 17 Prozent würden am liebsten nur noch von Zuhause aus arbeiten. Dafür braucht es technologische Grundlagen. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Kommunikationsstrukturen weiter ausbauen, wenn sie die Bedürfnisse ihrer Angestellten langfristig mit effizienten Geschäftsprozessen vereinen möchten.

Zu viele Lösungen bremsen die Interaktion

Verteilen sich Telefonie, Chat oder Videokonferenzen auf verschiedene Endgeräte, erzeugt dies im alltäglichen Austausch oft die größten Hürden. Die Folgen: eingeschränkte Erreichbarkeit, Medienbrüche und viel Administrationsaufwand. Für IT-Planer ist es daher naheliegend, unmittelbar an diesem Problem anzusetzen und die verschiedenen Kanäle auf einer zentralen Kollaborationsplattform zu vereinen.

Mit einem Add-on können Nutzer von Microsoft Teams beispielsweise klassische Telefonfunktionen über einen IP-Anschluss hinzubuchen, der per „Direct Routing“ mit der Microsoft-356-Cloud verbunden ist. Der Vorteil: Da Teams ebenso Chats und Videoanrufe ermöglicht, bündelt sich die gesamte Kommunikation auf einer Plattform. Unternehmen können ihren Telekommunikationsanbieter dabei einfach behalten oder passende Tarife nutzen, wie sie z.B. die Deutsche Telekom anbietet. Die Nutzer profitieren wiederum von einer homogenen Kommunikationsumgebung, bei der das Endgerät für die Art des Anrufes keine Rolle mehr spielt – Festnetztelefonate und Videokonferenzen können per Computer, Smartphone oder Tablet an jedem beliebigen Ort geführt werden.

Diese Flexibilität zahlt unmittelbar auf die Bedingungen ein, unter denen viele Angestellte derzeit arbeiten: Während Behelfslösungen wie Weiterleitungen auf das Diensthandy im Homeoffice schnell an ihre Grenzen stoßen, profitieren die Nutzer der integrierten Teams-Telefonie-Lösung von den Qualitäten einer vollwertigen VoIP-Telefonanlage und sind jederzeit über ihre reguläre Festnetznummer aus dem Büro erreichbar. Angestellte verwalten mit einem Cloud-basierten Anrufbeantworter im Handumdrehen ihre Nachrichten, stellen per Knopfdruck externe Anrufer zu ihrem bevorzugten Ansprechpartner durch, fügen weitere Kollegen zu einem Gespräch hinzu oder wechseln nahtlos zu einer Videokonferenz.

Kommunikativer Dreh- und Angelpunkt im Homeoffice

Der Münchner Immobiliendienstleister Planethome hat die Telefonielösung von Teams beispielsweise im Zuge einer umfangreichen Modernisierung seiner Arbeitsplätze eingeführt, um Mitarbeiter im Außendienst besser in die Kommunikation einzubinden. Kunden erreichen ihren Wunschansprechpartner seitdem ohne Umwege, die Lösung macht Rückrufe oder Weiterleitungen in vielen Fällen überflüssig. Darüber hinaus bewährt sich die Plattform derzeit auch als kommunikativer Dreh- und Angelpunkt für die Angestellten im Homeoffice – Anrufe laufen nicht im unbesetzten Büro ins Leere, sondern landen direkt dort, wo sie hingehören.

Integrierte Telefonielösungen aus der Cloud machen derweil nicht nur Kundenberatern das Leben leichter, sondern auch den IT-Kollegen. Diese können klassische Telefonanlagen oft nur unter einem gewissen Aufwand erweitern – eine virtuelle Lösung wächst dagegen einfach mit. Rufnummern lassen sich per Knopfdruck dazu buchen oder wieder abbestellen. Ein positiver Nebeneffekt: Die Telefonkosten sind transparenter und lassen sich besser planen – nicht zuletzt auch, weil in vielen Fällen die teuren Roaming-Gebühren für internationale Gespräche entfallen.