E-Procurement-Lösungen: Mehr als nur schnöder Einkauf

Ob Rohstoffe, Büromaterial oder Süßigkeiten fürs Chefbüro. Gut geplante E-Procurement-Lösungen können abteilungsübergreifend genutzt werden.

Für beinahe jeden Unternehmensbereich gibt es moderne IT-Lösungen, die zur Effizienz der Unternehmensprozesse beitragen und diese automatisieren können. Die Vorteile für die Unternehmen liegen dabei meist in Zeit- und Kostenersparnissen. Doch wie sieht es im Bereich Einkauf und Beschaffung aus?

E-Procurement lautet hier das Stichwort: es steht für Electronic Procurement, also elektronische Beschaffung. Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt E-Procurement wie folgt: “Es handelt sich um den elektronischen Einkauf von Produkten beziehungsweise Dienstleistungen durch ein Unternehmen unter Nutzung digitaler Netzwerke. Damit erfolgt eine Integration von netzwerkbasierten Informations- und Kommunikationstechnologien zur Unterstützung beziehungsweise Abwicklung von operativen und strategischen Aufgaben im Beschaffungsbereich.”

Bei modernen E-Procurement-Systemen gehen die Funktionsbereiche oftmals weit über die rein operative Beschaffung hinaus. Daher ist in diesem Zusammenhang auch von Business-Spend-Management-Plattformen die Rede. Neben der klassischen Beschaffung können dann auch die folgenden Aspekte in der Einkaufslösung enthalten sein:

• Ausgabenanalyse,
• strategische Beschaffung,
• Vertragsmanagement,
• Beschäftigte mit Zeitvertrag,
• Finanzmanagement,
• Lieferantenmanagement und
• Bestandsmanagement.

Das Ausgabenmanagement eines Unternehmens kann also mithilfe einer einzigen Lösung stattfinden, mit der der gesamte Bedarf der Beschaffung inklusive aller Prozesse abgedeckt wird.

Zum Zeitpunkt, an dem in Unternehmen deutlich wird, dass eine E-Procurement-Lösung sinnvoll ist, existieren fast immer Business-Softwarelösungen, die bereits für andere Unternehmensbereiche genutzt werden. Es stellt sich die Frage, wie sich das neue System dann in die aktuell bestehende IT-Landschaft integrieren lässt.

Die Integration von E-Procurement- und anderen Systemen erfolgt entweder über eine direkte Verbindung oder eine so genannte Middleware. Unter Umständen kann der E-Procurement-Anbieter auf Partnerschaften mit Middleware-Anbietern zurückgreifen. Die Integration wird so beschleunigt und der Konfigurationsaufwand im Vorfeld reduziert. Wie komplex die Integration am Ende tatsächlich abläuft, hängt maßgeblich von Grad und Umfang ab. Oftmals laufen die Implementierungen standardisiert und daher unkompliziert ab. Viele solcher Projekte sind innerhalb einiger Monate abgeschlossen.

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Beschafft wird immer dann, wenn ein Bedarf besteht. Je nachdem, wo dieser im Unternehmen entsteht und was genau benötigt wird, machen sich die Mitarbeiter auf den Weg, ihn zu decken. Nicht selten wendet sich jeder Mitarbeiter, jeder Bereich, jede Abteilung dafür an einen anderen Anbieter oder nutzt verschiedene Plattformen. Im schlimmsten Falle hat der Einkauf am Ende keinen Überblick mehr, wo beschafft wird, welche Lieferanten im Spiel sind und wie das Unternehmen im Budget liegt. Im optimalen Falle sollten in Unternehmen alle Beschaffungen über eine Plattform, ein System laufen, in dem alle Faktoren zusammenfließen. Doch für welche konkreten Unternehmensbereiche ist es am Ende sinnvoll, eine Integration mit dem E-Procurement zu schaffen?

1. Personal: Auf den ersten Blick mag es vielleicht nicht direkt ersichtlich sein, aber im Personalbereich entstehen Bedarfe, die mithilfe einer Einkaufslösung gedeckt werden können. Denn auch bei der Neueinstellung von Mitarbeitern muss regelmäßig beschafft werden – sei es im Rahmen von Büromaterial, -ausstattung oder Willkommenspaketen. Durch die Kombination von E-Procurement mit Human-Capital-Management-Systemen (HCM-Systemen), fließen all diese Informationen direkt in die Einkaufslösung. Beschaffungen für einzelne Mitarbeiter wie Sitzbälle oder Schreibtische, die durch den Abteilungsleiter freigegeben werden müssen oder auf dem kurzen Dienstweg direkt durch den Mitarbeiter getätigt werden dürfen, können dadurch erleichtert werden.

2. Kunden: Customer-Relationship-Managementsysteme, kurz CRM-Systeme, ermöglichen den Unternehmen eine 360-Grad-Sicht auf ihre Kunden. Innerhalb eines CRM-Systems entstehen jedoch in der Regel keine Bedarfe, die direkt mittels einer E-Procurement-Lösung gedeckt werden könnten. Eine Anbindung von CRM und E-Procurement ist daher nicht in jedem Fall sinnvoll. Es sei denn, der Bereich Field Service ist ebenfalls Teil des CRMs. Denn in manchen Unternehmen ist der Bereich MRO (Maintenance, Repair, Overhaul) ein Teil des Field Service. Befinden sich beispielsweise häufig Außendienstmitarbeiter bei den Kunden und stellen dort den Bedarf von Ersatzteilen fest, können diese mithilfe der Anbindung von CRM und E-Procurement direkt beschafft werden.

3. IT: Ob mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, eine steigende Nachfrage nach Headsets und zusätzlichen Monitoren aufgrund von vermehrtem Home-Office oder grundsätzlichem IT-Bedarf für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes für einen neuen Mitarbeiter – im Bereich der IT entstehen regelmäßig verschiedenste Bedarfe an Soft- und Hardware-Produkten, die gedeckt werden wollen. Diese werden häufig innerhalb von Ticket-Systemen gemeldet oder aber die IT-Abteilungen verfügen über ein IT-Asset-Management-System (ITAM) mit dessen Hilfe Neuanschaffungen, Nutzung, Wartung oder Außerbetriebnahme von Hard- und Software strategisch geplant und dokumentiert werden können. Um diese Bedarfe schnell und unkompliziert zu decken, ist eine Anbindung an ein E-Procurement-System sinnvoll. Hier sind alle in Frage kommenden Lieferanten hinterlegt, die Konditionen und Lieferbedingungen sind oftmals bereits vorverhandelt, sodass die E-Procurement-Plattform automatisch den besten in Frage kommenden Lieferanten vorschagen kann.

4. Produktion: Allen voran ist es die Produktion, die beschaffen muss, um das Unternehmen leistungsfähig zu halten – seien es direkt verkaufsfähige Produkte, Rohstoffe, Teile oder Baugruppen als auch Hilfs- und Betriebsstoffe. Diese sind in der Regel Teil der Bedarfsplanung des ERP und münden am Ende auch direkt in einer Bestellung durch das ERP-System. Dinge, die jedoch eher adhoc oder im Rahmen eines Projektes bestellt werden müssen, können direkt in einer E-Procurement-Lösung bestellt werden. So oder so sind für alle zu beschaffenden Bestandteile verschiedenste Lieferanten eingebunden. Zu jedem von ihnen gibt es zahlreiche Daten, die im Unternehmen irgendwo festgehalten werden müssen; angefangen von Adress- und Kontaktdaten, Ansprechpartnern, aber auch sehr elementare Details, wie Zahlungskonditionen und Lieferbedingungen. Zusätzlich sollten die Lieferungen all dieser Parteien optimal aufeinander abgestimmt werden, um Engpässe zu vermeiden. In eine E-Procurement-Lösung können Lieferanten und die zugehörigen Details integriert werden. Sind außerdem vorverhandelte Lieferantenverträge eingebunden, kann das System Empfehlungen hinsichtlich optimaler Zahlungs- und Lieferantenkonditionen ausgeben.

5. ERP & E-Procurement: Wie sinnvoll ist am Ende noch die Integration von ERP- und E-Procurement-System? Sehr sinnvoll, wenn nicht sogar unumgänglich, denn das ERP liefert die meisten Stammdaten des Unternehmens. Elementare und relevante Daten, die das ERP an das E-Procurement-System liefert, sind beispielsweise:

Doch der Datenfluss ist in beide Richtungen wichtig, denn das E-Procurement-System liefert auch wichtige Informationen an das ERP zurück, wie beispielsweise:

Das ERP-System stellt die Grundlage, das Herzstück des Unternehmens dar, das alle Kernfunktionen, so auch den Einkauf und die Beschaffung abdeckt. Alle entsprechenden Prozesse werden dort abgebildet. Oftmals stellt sich allerdings die Frage, wie hier die Lieferanten eingebunden werden können. Diese Einbindung wird durch die Kombination von ERP- und E-Procurement-Lösung erleichtert. Business-Spend-Management-Plattformen können aber noch mehr leisten. Durch spezielle Funktionen können alle Vorgänge rund um die Beschaffung effizienter abgewickelt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese unternehmensweit zu analysieren, zu bewerten und zu optimieren.

Natürlich müssen Unternehmen hinsichtlich der eigenen Situation, des Tätigkeitsfeldes und der Branche entscheiden, wie viel Mehrwert ein E-Procurement-System ihnen bietet. An den oben beschriebenen Beispielen ist jedoch ersichtlich, dass eine Business-Spend-Management-Plattform an unterschiedliche Bereiche des Unternehmens anknüpfen und dadurch Vorteile und Einsparpotentiale realisieren kann. Die tatsächlichen Funktionalitäten heutiger Lösungen gehen zudem noch weit über diesen kurzen Überblick hinaus, denn Bedarfe entstehen an nahezu jeder Stelle im Unternehmen. Daher ist es sinnvoll, die Beschaffung, den Einkauf und die zusammenhängenden Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und hinsichtlich der Möglichkeiten, die E-Procurement bieten kann, zu bewerten. (bw)