„Eine große Veränderung“

ITD: Herr Börgeling, welche Rolle spielt mittlerweile die Homeoffice-Nutzung – ohne Pflicht seitens der Regierung?
Börgeling: Sowohl Bewerber als auch Mitarbeiter erwarten heutzutage arbeitnehmerfreundliche Regelungen rund um das Thema „Homeoffice“. Das bedeutet aber nicht, dass grundsätzlich erwartet wird, nur noch von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Der persönliche Kontakt zu den Kollegen und die Möglichkeit, zudem auch ins Büro zu kommen, ist den meisten wichtig. Unternehmen, die sich sehr unflexibel zeigen, haben inzwischen gravierende Nachteile bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter, aber auch beim Binden der eigenen Mitarbeiter. Die Erwartungshaltung bei Arbeitnehmern liegt im Schnitt bei plus zwei Tagen Homeoffice.

ITD: Welche Tools und Lösungen sind für eine effektive Zusammenarbeit im Rahmen flexibler Arbeitsmodelle unabdingbar?
Börgeling: Aus meiner Sicht sind verschiedene Lösungen unabdingbar, um flexible Arbeitszeitmodelle erfolgreich umzusetzen – Tools für Videokonferenzen, Projektmanagement, Human Resources (HR), Instant Messaging, Zeitmanagement und Sicherheit.

Videokonferenz-Tools: Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, aus der Ferne zu kommunizieren und gemeinsam zu arbeiten. Zudem sind über sie virtuelle Meetings, Webinare und Schulungen durchführbar, die eine effektive Zusammenarbeit und einen Austausch von Informationen ermöglichen.

Projektmanagement-Tools: Sie helfen Teams bei der Organisation von Projekten und Aufgaben und ermöglichen es, Projekte zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen, Fristen zu setzen und Fortschritte zu überwachen.

HR-Tools: Dahinter verbergen sich Lösungen, die es den Mitarbeitern jederzeit ermöglichen, ihre Stimmung und Zufriedenheit auszudrücken, und es so wiederum den Managern und der HR-Abteilung ermöglichen, die Stimmung im Unternehmen quasi „live“ zu verfolgen, um frühzeitig Trends und unerwünschte Themen zu identifizieren und rechtzeitig gegensteuern zu können. Außerdem müssen Tools bereitgestellt werden, die es ermöglichen, regelmäßiges qualitatives Feedback zur Arbeitsleistung einzufordern oder zu geben. Dieses Feedback sollte nicht nur zwischen Mitarbeiter und Führungskraft ausgetauscht werden, sondern auch Kollegen miteinschließen.

Cloud-Speicher: Cloud-Speicher ermöglichen den einfachen und sicheren Austausch von Dateien und Dokumenten zwischen Teammitgliedern. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten und auf Dokumente zugreifen müssen.

Instant-Messaging-Tools: Diese Tools ermöglichen es Mitarbeitern, schnell und einfach miteinander zu kommunizieren. Sie ermöglichen den Austausch von Nachrichten, Dateien und Links und fördern eine effektive Zusammenarbeit und Koordination.

Zeitmanagement-Tools: Sie helfen den Mitarbeitern, ihre Zeit besser zu verwalten und produktiver zu sein. Sie ermöglichen die Verfolgung der Arbeitszeit und der Produktivität, was hilfreich sein kann, um die Effektivität von flexiblen Arbeitsmodellen zu verbessern.

Sicherheits-Tools: Bei der Arbeit aus der Ferne ist es wichtig, dass die IT-Infrastruktur sicher und geschützt ist. Hierzu können VPN-Lösungen, Antivirus-Software und Firewalls eingesetzt werden, um die Sicherheit und Integrität von Daten und Informationen zu gewährleisten.

ITD: Aktuell wird in den Medien verstärkt über die „Vier-Tage-Woche“ diskutiert. So haben beispielsweise im weltweit größten Versuch über 60 britische Unternehmen das Modell getestet. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter sind ausgeruhter, motivierter und fehlen seltener. Was halten Sie persönlich von der Vier-Tage-Woche?
Börgeling: Ich finde diese Überlegungen grundsätzlich sehr interessant. Jedoch gilt es hier erst einmal zu unterscheiden, ob im Rahmen der Vier-Tage-Woche tatsächlich auch die arbeitsvertragliche Gesamtarbeitszeit reduziert wird oder aber, ob einfach nur die Gesamtstundenzahl auf vier anstatt fünf Tage verteilt wird. Ich sehe den größten Blocker hier tatsächlich bei den Unternehmen selbst. Die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche ist eine große Veränderung und bedeutet, dass eigentlich so gut wie alle Prozesse und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand gestellt werden müssen. Denn die Theorie ist das eine, es muss auch in der Praxis umsetzbar sein. Deswegen denke ich, dass es kleineren Unternehmen, die grundsätzlich viel agiler als Konzerne sind, deutlich einfacher fallen wird, ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse auf eine Vier-Tage-Woche umzustellen.

Die Ergebnisse der Studie aus Großbritannien überraschen mich nicht und zeigen, dass sich die Umstellung lohnt. Die Studie zeigt, dass selbst eine Vier-Tage-Woche mit reduzierter Arbeitszeit bei vollem Lohnausgleich funktionieren würde; die Motivation und damit auch die Produktivität steigen und Fehlzeiten werden verringert. Wenn man jetzt auch beginnt, Geschäftsprozesse effektiver zu gestalten, wird man feststellen, dass in vielen Bereichen selbst unter reduzierter Arbeitszeit aber durch motiviertere Mitarbeiter und effizientere Geschäftsprozesse genauso viel geleistet bzw. erwirtschaftet werden kann wie unter den Fünf-Tage-Woche-Bedingungen.

Ein wesentlicher, nicht genannter Aspekt, ist auch die Arbeitgeberattraktivität. Wir haben einen Bewerbermarkt und der demographische Wandel wird den Fachkräftemangel in den kommenden fünf bis zehn Jahren weiter extrem verstärken. Fachkräfte können sich ihren Job im Prinzip aussuchen. Eine Fünf-Tage-Arbeitswoche trägt sicherlich in ganz erheblichem Maße auch zur Arbeitgeberattraktivität und damit auch zu einem Wettbewerbsvorteil bei.

ITD: Inwieweit bzw. in welchen Branchen/Bereichen wäre solch ein Konzept auch in Deutschland umsetzbar?
Börgeling: Ich denke, das Konzept lässt sich weitestgehend branchenübergreifend umsetzen. Der Schlüssel ist es, das passende Change-Konzept für die Einführung zu entwickeln. Damit das Vier-Tage-Woche-Modell funktioniert, müssen Arbeits- und Geschäftsprozesse auf den Prüfstand gestellt werden und entsprechend der neuen Voraussetzungen angepasst werden.

ITD: Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung solch eines Modells – insbesondere wenn hybrid gearbeitet wird?
Börgeling: Die Entwicklung eines passenden Change-Konzepts ist die größte Herausforderung. Denn nur wenn alle Prozesse und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand gestellt werden, lässt sich die Vier-Tage-Woche sinnvoll einführen. Aus meiner Sicht werden kleinere und mittlere Unternehmen die Umstellung deutlich einfacher bewältigen können als Konzerne.

Bildquelle: Cegid