Da viele Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation dazu übergehen, ihre Prozesse zu automatisieren, stellt sich zugleich die Frage nach einer automatisierten Dokumentenverarbeitung. Die größte Herausforderung hierbei: Automatisierungsplattformen verarbeiten häufig nur digitalisierte und strukturierte Daten. Eine Vielzahl von Unternehmensdaten machen aber unstrukturierte Inhalte aus. Ein aktueller Ansatz nutzt deshalb bestehende Automatisierungs-Tools wie Robotic Process Automation (RPA) und stattet diese mit KI-basierten kognitiven Fähigkeiten aus. So werden Daten aus verschiedensten Dokumententypen einfach zugänglich und lassen sich zügig weiterverarbeiten.
Dokumenteninhalte intelligent verarbeiten
In Unternehmen, die bereits Automatisierungslösungen nutzen, werden oft RPA-Roboter für die manuelle Dokumentenverarbeitung eingesetzt. Jedoch sind diese Roboter allein noch nicht in der Lage, unstrukturierte Daten zu erkennen und entsprechend weiterzuverarbeiten. Die Lösung besteht darin, RPA-Roboter mit kognitiven Skills basierend auf Künstlicher Intelligenz, Maschinellem Lernen und Natural Language Processing auszustatten und ihnen dadurch inhaltsbezogene Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln. Diese digitalen Mitarbeiter sind danach imstande, Dokumente unterschiedlichster Art, wie beispielsweise Textdokumente, Bilder, Scans, E-Mails, etc., wie ihre menschlichen Pendants zu bearbeiten, also die Dokumente und die darin enthaltenen Daten zu erkennen, zu verstehen und zu analysieren. Aus der daraus extrahierten Intelligenz können Prozesse automatisiert werden, um eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
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Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.
Einen Schritt weiter gehen sogenannte No-Code/Low-Code-Plattformen, die eine Automatisierung praktisch ohne technische Kenntnisse über die Plattform erlauben. Anbieter wie u.a. Abbyy stellen neben diesen Plattformen bereits dafür vorkonfigurierte und sofort einsatzbereite KI-Skills auf einem Online-Marktplatz zur Verfügung. Diese Skills können per Drag & Drop ausgewählt und zusammengeführt werden. Der Vorteil: auch nicht-technische Mitarbeiter ohne umfassende Programmierexpertise können diese Plattformen ganz einfach nutzen. Das gibt ihnen die Möglichkeit, ihre alltäglichen Dokumentenprozesse selbstständig zu automatisieren und notwendige Skills individuell für ihre Aufgabenfelder zu kreieren und zu trainieren.
Dokumente können automatisiert in eine bestimmte Klassifizierung aufgeteilt werden, je nachdem, ob es sich um eine Rechnung, ein Versicherungsdokument, einen Lieferschein oder einen anderen Dokumententyp handelt. Auch das automatisierte Zusammenfassen von Seiten in eine einzelne Dokumentendatei oder jedes Dokument als eigenen Typ zu kategorisieren, sowie das Auslesen von Tabellen sind problemlos möglich. Eingehende Rechnungen können so beispielsweise in Sekundenschnelle bearbeitet und Inhalte je nach Steuersatz oder lokalen Anforderungen klassifiziert und weiterbearbeitet werden. Da die kognitiven Skills zudem jederzeit anpassbar sind, können Mitarbeiter auch auf Veränderungen in ihren Prozessen oder gesetzlichen Vorgaben schnell und flexibel reagieren.
Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig stärken
Die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) birgt viele Vorteile für Unternehmen. An erster Stelle werden Mitarbeiter, die bisher mit der manuellen Dokumentenverarbeitung betraut waren, durch eine automatisierte Verarbeitung stark entlastet. Sie sparen wertvolle Arbeitszeit, die sie in komplexere Aufgaben und neue Projekte investieren können. Dadurch steigert sich sowohl die Produktivität einzelner Mitarbeiter wie auch die des gesamten Unternehmens. Weiterhin unterstützt die Nutzung datengestützter Erkenntnisse, die durch eine intelligente Dokumentenverarbeitung gewonnen werden, eine fundiertere Entscheidungsfähigkeit innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus führt die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung dazu, dass dem Kundenservice mehr Zeit gewidmet werden kann und Anfragen schneller bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit und das Kundenerlebnis sichtbar steigert.
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In einer Zeit, in der Unternehmen immer stärker auf automatisierte Prozesse angewiesen sind, um mit dem Wettbewerb mitzuhalten, rückt die intelligente Dokumentenverarbeitung mehr und mehr in den Fokus. Neben verschiedenen Automatisierungs-Tools bieten No-Code/Low-Code-Plattformen die Möglichkeit, dass Lösungen auch von nicht-technischen Mitarbeitern schnell und einfach umgesetzt werden – so können Kosten eingespart und auf Herausforderungen des Fachkräftemangels reagiert werden. Die Vorzüge einer intelligenten Dokumentenverarbeitung für Unternehmen sind vielseitig und führen zu einer gesteigerten betrieblichen Effizienz, die die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen nachhaltig stärkt.